നിക്ഷേപം വാങ്ങി സുരക്ഷ ഉറപ്പാക്കണം
സ്റ്റോര് പര്‍ച്ചേസ് മാന്വലിലെ പ്രസക്തഭാഗങ്ങള്‍ പരിശോധിച്ച്
തയാറാക്കിയ ലേഖനപരമ്പരയുടെ രണ്ടാം ഭാഗത്തില്‍ ടെണ്ടറിന്റെ
വിവിധവശങ്ങളെക്കുറിച്ചാണു പ്രതിപാദിക്കുന്നത്. നിരതദ്രവ്യം,
പെര്‍ഫോമന്‍സ് സെക്യൂരിറ്റി, ടെണ്ടര്‍ അംഗീകരിക്കല്‍,
ടോളറന്‍സ് ക്ലോസ്, വാര്‍ഷിക മെയിന്റനന്‍സ് കോണ്‍ട്രാക്ട്
തുടങ്ങിയ കാര്യങ്ങള്‍ വിശദമായി പരിശോധിക്കുന്നു
ഈ ലേഖനത്തില്‍.
ടെണ്ടറില്‍ പങ്കെടുക്കുന്നവര്‍ തുടക്കത്തില്‍ത്തന്നെ പിന്‍വലിയുന്നതും ടെണ്ടര്‍ നിബന്ധനകള്‍ പാലിക്കാതിരിക്കുന്നതും ടെണ്ടര്‍ വിളിച്ച സ്ഥാപനത്തിനു നഷ്ടത്തിനു കാരണമാവും. ഇത്തരം സാഹചര്യങ്ങള്‍ ഒഴിവാക്കാന്‍ ടെണ്ടറില്‍ പങ്കെടുക്കുന്നവരില്‍ ( ബിഡ്ഡര്‍ ) നിന്നു നിക്ഷേപങ്ങള്‍ വാങ്ങി സൂക്ഷിക്കാറുണ്ട്. നിരതദ്രവ്യം അഥവാ ഏണസ്റ്റ് മണി ഡിപ്പോസിറ്റ് (ഇ.എം.ഡി), പെര്‍ഫോമന്‍സ് സെക്യൂരിറ്റി എന്നിവ വഴിയാണു ബിഡ്ഡറുടെ വിശ്വാസ്യത ഉറപ്പു വരുത്തുന്നത്. ടെണ്ടര്‍ സാധുതാകാലയളവില്‍ ടെണ്ടറില്‍ പങ്കെടുത്തയാള്‍ പിന്‍മാറാതിരിക്കാനാണ് ഇ.എം.ഡി. വാങ്ങുന്നത്. ഒരു ലക്ഷമോ അതില്‍ കൂടുതലോ വിലവരുന്ന സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങുമ്പോഴാണ് ഇ.എം.ഡി. സ്വീകരിക്കേണ്ടത്. എസ്റ്റിമേറ്റ് തുകയുടെ ഒരു ശതമാനമാണു ടെണ്ടര്‍ സമര്‍പ്പിക്കുന്നതോടൊപ്പം കെട്ടിവെക്കേണ്ടത്. മിനിമം ഇ.എം.ഡി. 1500 രൂപയാണ്. പ്രത്യേക സാഹചര്യങ്ങളില്‍ സാധനത്തിന്റെ ലഭ്യത, മത്സരസാധ്യത എന്നിവ പരിഗണിച്ച് ഒരു തുക ഇ.എം.ഡി.യായി നിശ്ചയിക്കാവുന്നതാണ്.
വിശ്വാസ്യത തെളിയിച്ച സ്ഥാപനങ്ങളെ പ്രത്യേക ഉത്തരവ് വഴി ഇ.എം.ഡി.യില്‍ നിന്ന് ഒഴിവാക്കാന്‍ സര്‍ക്കാറിനും വകുപ്പുതലവന്മാര്‍ക്കും അധികാരമുണ്ട്. സംസ്ഥാന സര്‍ക്കാറിന്റേയും കേന്ദ്ര സര്‍ക്കാറിന്റെയും സ്റ്റോര് പര്‍ച്ചേസ് വകുപ്പുകളില്‍ രജിസ്റ്റര്‍ ചെയ്ത സ്ഥാപനങ്ങളെ ഇ.എം.ഡി. അടയ്ക്കുന്നതില്‍ നിന്ന് ഒഴിവാക്കിയിട്ടുണ്ട്. ഖാദി ആന്റ് വില്ലേജ് ഇന്‍ഡസ്ട്രീസ് കോ-ഓപ്പറേറ്റീവ് സൊസൈറ്റികള്‍, കേരള ഖാദി ആന്റ് വില്ലേജ് ഇന്‍ഡസ്ട്രീസ് ബോര്‍ഡ് സെക്രട്ടറി സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തിയ ചാരിറ്റബ്ള്‍ സൊസൈറ്റികള്‍, നാഷണല്‍ സ്മാള്‍ ഇന്‍ഡസ്ട്രീസ് കോര്‍പ്പറേഷന്‍, ഉദ്യോഗ് ആധാര്‍ എന്നിവയില്‍ രജിസ്‌ട്രേഷനുള്ള സൂക്ഷ്മ-ചെറുകിട-ഇടത്തരം വ്യവസായ സംരംഭങ്ങള്‍, സര്‍ക്കാര്‍-പൊതുമേഖലാ സംരംഭങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയവ ഇ.എം.ഡി. അടയ്‌ക്കേണ്ടതില്ല. ഇ.എം.ഡി. പണമായോ ഡിമാന്റ് ഡ്രാഫ്റ്റ്, ട്രഷറി സേവിങ്‌സ് നിക്ഷേപം, ഗവ. പ്രോമിസറി നോട്ട്, ബാങ്ക് ഗ്യാരണ്ടി, പര്‍ച്ചേസിങ് ഓഫീസറുടെ പേരിലുള്ള സ്ഥിര നിക്ഷേപ സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റ് എന്നിവയായോ സ്വീകരിക്കാവുന്നതാണ്. ഇ ടെണ്ടര്‍ നടപടികളാണു സ്വീകരിക്കുന്നതെങ്കില്‍ ഇലക്ടോണിക് ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ രീതികളാണ് ഉപയോഗിക്കുന്നത്. ടെണ്ടര്‍ കാലയളവ് തീര്‍ന്നശേഷം 45 ദിവസംവരെ ഇ.എം.ഡി. സാധുവായിരിക്കേണ്ടതാണ്. ടെണ്ടറില്‍ പങ്കെടുത്തയാള്‍ സാധുതാകാലയളവില്‍ ടെണ്ടറില്‍ നിന്നു പിന്മാറുകയോ ടെണ്ടര്‍ ലഭിച്ചശേഷം നിശ്ചിത സമയത്തിനകം പെര്‍ഫോമന്‍സ് സെക്യൂരിറ്റി അടയ്ക്കാതിരിക്കുകയോ ചെയ്താല്‍ ഇ.എം.ഡി. കണ്ടുകെട്ടാവുന്നതാണ്. ടെണ്ടര്‍ ലഭിക്കാത്ത ബിഡ്ഡര്‍ക്കു ടെണ്ടര്‍ സാധുതാകാലയളവിനുശേഷം 30 ദിവസത്തിനകം ഇ.എം.ഡി. തിരികെ നല്‍കണം. വിജയിയായ ആള്‍ക്കു പെര്‍ഫോമന്‍സ് സെക്യൂരിറ്റി അടച്ചാല്‍ ഇ.എം.ഡി. തിരിച്ചുനല്‍കണം.
പെര്‍ഫോമന്‍സ്
സെക്യൂരിറ്റി
വിജയിയായ ബിഡ്ഡര്‍ കരാറിലെ വ്യവസ്ഥകള്‍ കൃത്യമായി പാലിക്കുന്നു എന്നുറപ്പു വരുത്താനാണ് എസ്റ്റിമേറ്റ് തുകയുടെ മൂന്നു ശതമാനം പെര്‍ഫോമന്‍സ് സെക്യൂരിറ്റിയായി നല്‍കുന്നത്. സ്റ്റോര് പര്‍ച്ചേസ് വകുപ്പിന്റെ 2022 ജനുവരി ഏഴിലെ 2 / 22 നമ്പര്‍ ഉത്തരവ് പ്രകാരമാണു 2023 മാര്‍ച്ച് 31 വരെ നേരത്തേയുള്ള അഞ്ചു ശതമാനത്തില്‍ നിന്നു മൂന്നു ശതമാനമാക്കി കുറച്ചത്. ഒരു ലക്ഷം രൂപയ്ക്കു മുകളിലുള്ള പര്‍ച്ചേസിനു പെര്‍ഫോമന്‍സ് സെക്യൂരിറ്റി നിര്‍ബന്ധമാണ്. ഇ.എം.ഡി. യെപ്പോലെ ക്യാഷ്, ഡി.ഡി., ബാങ്ക് ഗ്യാരണ്ടി, നിക്ഷേപ സാക്ഷ്യപത്രങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയവ വഴി പെര്‍ഫോമന്‍സ് സെക്യൂരിറ്റി സ്വീകരിക്കാവുന്നതാണ്. പെര്‍ഫോമന്‍സ് സെക്യൂരിറ്റി നിശ്ചിത തീയതിക്കകം അടയ്‌ക്കേണ്ടതാണ്. അതിനു കരാറുകാരന്റെ വാറന്റി ബാധ്യത ഉള്‍പ്പെടെയുള്ളവ അവസാനിച്ച ശേഷം 60 ദിവസംവരെ സാധുത ഉണ്ടായിരിക്കും. വിശ്വാസ്യത തെളിയിച്ച സ്ഥാപനങ്ങളെ പെര്‍ഫോമന്‍സ് സെക്യൂരിറ്റിയില്‍ നിന്ന് ഒഴിവാക്കിക്കൊടുക്കാന്‍ സര്‍ക്കാറിന് അധികാരമുണ്ട്. കേന്ദ്ര, സംസ്ഥാന സര്‍ക്കാര്‍ സ്ഥാപനങ്ങള്‍, ഇന്‍ഡസ്ട്രിയല്‍ കോ-ഓപ്പറേറ്റീവ്‌സ്, ഖാദി ബോര്‍ഡിനു കീഴിലുള്ള സ്ഥാപനങ്ങള്‍, ചെറു വ്യവസായങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയവയെ രജിസ്‌ടേഷന്‍ ഉള്‍പ്പെടെയുള്ള നിബന്ധനകളുടെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ പെര്‍ഫോമന്‍സ് സെക്യൂരിറ്റിയില്‍ നിന്ന് ഒഴിവാക്കിയിട്ടുണ്ട്. കരാറുകാരന്‍ കരാര്‍ വ്യവസ്ഥകള്‍ ലംഘിച്ചാല്‍ പെര്‍ഫോമന്‍സ് സെക്യൂരിറ്റി കണ്ടുകെട്ടേണ്ടതാണ്. കരാര്‍ ശരിയായി നടപ്പാക്കുകയും വാറന്റി കാലയളവ് അവസാനിക്കുകയും ചെയ്താല്‍ പെര്‍ഫോമന്‍സ് സെക്യൂരിറ്റി തിരിച്ചുകൊടുക്കാം.
ടെണ്ടര്‍
വിലയിരുത്തല്‍
ടെണ്ടര്‍ നടപടികളില്‍ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട പ്രവര്‍ത്തനമാണു ടെണ്ടര്‍ വിലയിരുത്തല്‍. ടെണ്ടര്‍ വ്യവസ്ഥകളുടേയും ഉപാധികളുടേയും അടിസ്ഥാനത്തിലും ടെണ്ടറില്‍ പങ്കെടുത്തവര്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയ ഉപാധികളും പരിഗണിച്ചാണ് എല്ലാ ടെണ്ടറുകളും വിലയിരുത്തേണ്ടത്. ടെണ്ടര്‍ വിലയിരുത്തുമ്പോള്‍ പുതിയ നിബന്ധനകള്‍ കൊണ്ടുവരാനോ നിലവിലുള്ളതില്‍ ഇളവ് നല്‍കാനോ പാടില്ല. കേരള ഫിനാന്‍ഷ്യല്‍ കോഡില്‍ നിര്‍ദേശിച്ച മാതൃകയില്‍ ടെണ്ടര്‍ രജിസ്റ്റര്‍ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്. ഹാജരായ ബിഡ്ഡര്‍മാരുടെ സാന്നിധ്യത്തില്‍ ചുമതലപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍ ടെണ്ടറുകള്‍ തുറക്കണം. ഓരോ ടെണ്ടറും ക്രമനമ്പറിട്ട് തീയതിയും സമയവും രേഖപ്പെടുത്തി സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തണം. ടെണ്ടര്‍ കവറുകള്‍ ഉള്‍പ്പെടെയുള്ള ഫയല്‍ ചുരുങ്ങിയത് അഞ്ചു കൊല്ലമെങ്കിലും സൂക്ഷിക്കണം. ലഭിച്ച എല്ലാ ടെണ്ടറുകളും സ്വീകരിക്കണമെന്നില്ല. ടെണ്ടറിനു മാതൃക നിശ്ചയിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ ആ മാതൃകയിലല്ലാത്ത ടെണ്ടറുകള്‍ നിരസിക്കേണ്ടതാണ്. ആവശ്യമായ ഇ.എം.ഡി. ഇല്ലെങ്കിലും ടെണ്ടര്‍ ഫോറത്തില്‍ ഒപ്പ് വെച്ചിട്ടില്ലെങ്കിലും ടെണ്ടര്‍ നിരസിക്കും. ടെണ്ടറര്‍ അയോഗ്യയുള്ള ആളോ കരിമ്പട്ടികയില്‍പ്പെട്ട ആളോ ആണെങ്കില്‍ ടെണ്ടര്‍ നിരസിക്കണം. ഭാഗിക ടെണ്ടര്‍ പാടില്ലെന്നു നിബന്ധനയുണ്ടായിട്ടും ഭാഗിക ടെണ്ടര്‍ സമര്‍പ്പിച്ചാല്‍ അതു സ്വീകരിക്കേണ്ടതില്ല. ടെണ്ടര്‍ സാധുതാ കാലയളവ് സംബന്ധിച്ചുള്ള നിബന്ധന പാലിച്ചില്ലെങ്കിലും ടെണ്ടര്‍ നിരസിക്കാം. സാമ്പിള്‍ ടെണ്ടറിനോടൊപ്പം സമര്‍പ്പിക്കണമെന്ന നിബന്ധന പാലിക്കാത്ത ടെണ്ടറും സ്വീകരിക്കരുത്.
അതേസമയം, ടെണ്ടററുടെ നോട്ടക്കുറവ് മൂലമുള്ള ചെറിയ പിശകുകള്‍ ടെണ്ടററെ അറിയിച്ച് നിശ്ചിത സമയത്തിനകം തിരുത്തേണ്ടതാണ്. അക്കത്തിലും അക്ഷരത്തിലും എഴുതിയ തുകകള്‍ പൊരുത്തപ്പെടുന്നില്ലെങ്കില്‍ അക്ഷരത്തില്‍ എഴുതിയ തുക നിലനില്‍ക്കുന്നതാണ്. സംഖ്യകള്‍ ഉപവിഭാഗങ്ങളായി കൂട്ടലും കിഴിക്കലും നടത്തുമ്പോള്‍ ആകെ തുക തെറ്റായി ടെണ്ടറില്‍ ചേര്‍ത്താല്‍ ഉപവിഭാഗങ്ങള്‍ നിലനിര്‍ത്തി ആകെ തുക തിരുത്താവുന്നതാണ്.
ടെണ്ടര്‍
അംഗീകരിക്കല്‍
ടെണ്ടര്‍ തുറന്നയുടനെ നിരക്കുകള്‍ താരതമ്യം ചെയ്യാന്‍ പട്ടിക തയാറാക്കണം. എല്ലാ നിബന്ധനകളും പൂര്‍ത്തീകരിച്ചാലും ടെണ്ടററുടെ സാമ്പത്തികസ്ഥിതി കൂടി പരിഗണിച്ചേ ടെണ്ടര്‍ നല്‍കാവൂ. ഉദാഹരണമായി, ലക്ഷങ്ങള്‍ വിലവരുന്ന സാധനങ്ങള്‍ സപ്ലൈ ചെയ്യാനുള്ള ടെണ്ടര്‍ ലഭിച്ചതു പെട്ടിക്കട നടത്തുന്ന ആള്‍ക്കാണെങ്കില്‍ അയാള്‍ക്കു കരാര്‍ നടപ്പാക്കാന്‍ പ്രാപ്തിയുണ്ടോ എന്നുറപ്പു വരുത്തി മാത്രമേ ടെണ്ടര്‍ നല്‍കാവൂ. ടെണ്ടര്‍ അംഗീകരിക്കുന്നതിനുമുമ്പ് നിരക്ക്, ഗുണമേന്മ, വിതരണ നിബന്ധനകള്‍, വില എന്നിവ താരതമ്യം ചെയ്യണം. വിലക്കുറവ് മാത്രം പരിഗണിച്ചാല്‍ പോരാ. മറ്റു ഘടകങ്ങള്‍ തുല്യമാണെങ്കില്‍ വിലക്കുറവിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ ടെണ്ടര്‍ അംഗീകരിക്കാം. കുറഞ്ഞ വില ക്വാട്ട് ചെയ്ത ടെണ്ടററെ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നില്ലെങ്കില്‍ അതിന്റെ കാരണം രേഖപ്പെടുത്തിയാല്‍ മതി. ഒരേ സാധനത്തിന് ഒന്നിലധികം പേര്‍ ഒരേ നിരക്ക് ക്വാട്ട് ചെയ്യുകയും മറ്റു ഘടകങ്ങള്‍ തുല്യമായിരിക്കുകയും ചെയ്താല്‍ ടെണ്ടര്‍ വിഭജിച്ച് നല്‍കാം. വിഭജനം പ്രായോഗികമല്ലെങ്കില്‍ മുന്‍കാല പ്രവര്‍ത്തനക്ഷമത പരിശോധിച്ച് ഒരാളെ തിരഞ്ഞെടുക്കാം. വിലയേറിയതും സങ്കീര്‍ണവുമായ യന്ത്രങ്ങളും മറ്റും വാങ്ങുമ്പോള്‍ വിതരണത്തിനു മുമ്പ് സാങ്കേതിക പരിശോധന നടത്തേണ്ടതുണ്ട്. ടെണ്ടര്‍ അംഗീകരിക്കാനും നിരസിക്കാനും പൂര്‍ണ അധികാരം പര്‍ച്ചേസ് നടത്തുന്ന അധികാരിക്കുണ്ട്. ടെണ്ടറര്‍ ആവശ്യപ്പെടാത്തപക്ഷം ടെണ്ടര്‍ നിരസിച്ചതിനുള്ള കാരണം ടെണ്ടററെ അറിയിക്കേണ്ടതില്ല. പര്‍ച്ചേസ് നടത്തുന്ന ഉദ്യാഗസ്ഥന്റെ ബന്ധുക്കള്‍ ടെണ്ടററായി വരുമ്പോള്‍ ഫയലില്‍ തീരുമാനമെടുക്കാന്‍ തൊട്ടുമുകളിലുള്ള മേലധികാരിക്കു കൈമാറണം. ഇന്ത്യന്‍ കമ്പനി നിയമത്തിലെ ആറാം വകുപ്പ് പ്രകാരമുള്ളവരാണു ബന്ധുക്കളുടെ നിര്‍വ്വചനത്തില്‍പ്പെടുന്നത്.
വേണ്ടത്ര പരസ്യം ഇല്ലാത്തതുകൊണ്ടോ മറ്റു കാരണങ്ങളാലോ തൃപ്തികരമായ ടെണ്ടറുകള്‍ ലഭിച്ചിട്ടില്ലെങ്കില്‍ വീണ്ടും ടെണ്ടര്‍ ക്ഷണിക്കണം. ടെണ്ടര്‍ പരസ്യം പരമാവധി ടെണ്ടറര്‍മാരുടെ ശ്രദ്ധയില്‍ കൊണ്ടുവരണം. അതേസമയം, വീണ്ടും ടെണ്ടര്‍ ക്ഷണിച്ചാലും കൂടുതല്‍ ടെണ്ടറുകള്‍ ലഭിക്കില്ല എന്നു ബോധ്യമുണ്ടെങ്കില്‍ അക്കാര്യം രേഖപ്പെടുത്തി കുറഞ്ഞ എണ്ണം ടെണ്ടറുകളുമായി മുന്നോട്ടുപോവാം. ടെണ്ടറുകള്‍ ശരിയായി വിലയിരുത്തിയ ശേഷം നിരക്കുകളുടെ ആരോഹണ ക്രമത്തില്‍ ടെണ്ടറുകളുടെ ഒരു റാങ്ക് പട്ടിക എല്‍ 1, എല്‍ 2, എല്‍ 3 ക്രമത്തില്‍ തയാറാക്കേണ്ടതാണ്. സാങ്കേതിക സ്വഭാവമുള്ള സാധനങ്ങളുടെ ടെണ്ടര്‍ വിലയിരുത്താന്‍ സങ്കേതികസമിതി രൂപവല്‍ക്കരിക്കണം. കുറഞ്ഞ നിരക്ക് രേഖപ്പെടുത്തിയ ആള്‍ക്കു കരാര്‍ നല്‍കുന്നതിനു മുമ്പ് ക്വാട്ട് ചെയ്ത നിരക്ക് യുക്തിഭദ്രമാണോ എന്നു പരിശോധിക്കണം. അതേ സാധനം അവസാനമായി വാങ്ങിയ നിരക്ക്, നിലവിലെ കമ്പോള നിരക്ക്, സാധനം നിര്‍മിക്കുന്ന അസംസ്‌കൃത സാധനങ്ങളുടെ വില തുടങ്ങിയ കാര്യങ്ങള്‍ പരിശോധിക്കണം. നിരക്ക് യുക്തിഭദ്രമല്ലെന്നു ബോധ്യപ്പെട്ടാല്‍ എല്‍ 1 ടെണ്ടററുമായി കൂടിയാലോചന നടത്തി നിരക്ക് കുറയ്ക്കണം.
കരാര്‍
നല്‍കല്‍
ടെണ്ടര്‍ അംഗീകാര നടപടികള്‍ പൂര്‍ത്തിയായാല്‍ വിജയിച്ച ആളെ എത്രയും വേഗം വിവരം അറിയിക്കണം. ദൃഢതാകാലം ടെണ്ടര്‍ നിബന്ധനയായി അംഗീകരിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ സമയബന്ധിതമായി അറിയിപ്പ് നല്‍കേണ്ടതാണ്. പെര്‍ഫോമന്‍സ് സെക്യൂരിറ്റി നിശ്ചിത തീയതിക്കകം അടയ്ക്കാനും അതോടൊപ്പം നിര്‍ദേശം നല്‍കണം. വിജയിയായ കരാറുകാരനു സപ്ലൈ ഓര്‍ഡറും നിശ്ചിത ഫോറത്തില്‍ നല്‍കേണ്ടതാണ്. വിതരണ ഉത്തരവില്‍ സാധനത്തിന്റെ അളവ്, നിരക്ക്, വിതരണ നിബന്ധനകള്‍ തുടങ്ങിയവയും വ്യക്തമാക്കണം. ഇറക്കുമതി ലൈസന്‍സ് ആവശ്യമായ സാഹചര്യമുണ്ടെങ്കില്‍ അതു ഹാജരാക്കിയ ശേഷമേ സപ്ലൈ ഓര്‍ഡര്‍ നല്‍കാവൂ.
ടോളറന്‍സ്
ക്ലോസ്
നിബന്ധനകളിലും ക്വാട്ട് ചെയ്ത നിരക്കിലും മാറ്റമില്ലാതെ ആവശ്യമായ സാധനം കൂടുതല്‍ അളവിലോ കുറഞ്ഞ അളവിലോ വാങ്ങാന്‍ വ്യവസ്ഥ ചെയ്യുന്നതാണു ടോളറന്‍സ് ക്ലോസ്. ടെണ്ടര്‍ വിളിച്ച് നിശ്ചയിച്ച പ്രകാരമുള്ള വിലയില്‍ മാറ്റമില്ലാതെ കൂടുതല്‍ സാധനം വാങ്ങുന്നതു പ്ലസ് ടോളറന്‍സും കുറഞ്ഞ എണ്ണം വാങ്ങുന്നതു മൈനസ് ടോളറന്‍സുമാണ്. ടോളറന്‍സ് പരിധി യുക്തിസഹമായിരിക്കണം. ഉദാഹരണമായി, ആയിരം രൂപ വിലയില്‍ നൂറു കസേരകള്‍ വാങ്ങാനാണു ടെണ്ടര്‍ വിളിച്ച് കരാര്‍ ഉറപ്പിച്ചത്. ഈ കരാറില്‍ ടോളറന്‍സ് ക്ലോസ് ഉണ്ടെങ്കില്‍ അതേ വിലയില്‍ നൂറില്‍ കൂടുതലോ കുറവോ എണ്ണം കസേരകള്‍ വാങ്ങാന്‍ കഴിയും. ടോളറന്‍സ് പരിധി 15 ശതമാനത്തില്‍ നിജപ്പെടുത്താന്‍ നിര്‍ദേശമുണ്ട്. ഇതു കൂടുതലായാല്‍ കരാര്‍ എടുക്കുന്നവര്‍ക്ക് ഉല്‍പ്പന്നങ്ങള്‍ നിര്‍മിക്കുന്നതിലെ അനിശ്ചിതത്വം വര്‍ധിക്കും. അതിന്റെ ഫലമായി ക്വാട്ട് ചെയ്യുന്ന നിരക്കും വര്‍ധിക്കും
സാധുതാകാലയളവ്
കൂട്ടല്‍
ടെണ്ടറുകളുടെ സൂക്ഷ്മ പരിശോധന, വിലയിരുത്തല്‍, റാങ്ക് പട്ടിക തയാറാക്കല്‍, കരാര്‍ അറിയിപ്പ് നല്‍കല്‍ തുടങ്ങി എല്ലാ നടപടികളും ടെണ്ടര്‍ വാലിഡിറ്റി പിരീഡ് അഥവാ ടെണ്ടര്‍ സാധുതാ കാലയളവിനുള്ളില്‍ പൂര്‍ത്തിയാക്കണം. ടെണ്ടര്‍ സാധുതാ കാലയളവ് അകാരണമായി നീട്ടാന്‍ പാടില്ല. പൊതുവായി ടെണ്ടര്‍ സാധുതാ കാലയളവ് ടെണ്ടര്‍ തുറക്കുന്നതു മുതല്‍ മൂന്നു മാസത്തിലധികമാവരുത്. വിജയിയായ ബിഡ്ഡറുമായി കരാര്‍ നിര്‍ബന്ധമാണ്. വിതരണത്തിലെ നിബന്ധനകളും കരാര്‍ ലംഘനത്തിനുള്ള നിയമ നടപടി വ്യവസ്ഥകളും ഉള്‍ക്കൊള്ളുന്ന കരാര്‍ സ്റ്റാമ്പ് പേപ്പറില്‍ തയാറാക്കണം. എന്നാല്‍, രജിസ്േ്രടഷന്‍ നിര്‍ബന്ധമില്ല. കരാറിന്റെ മാതൃക സ്റ്റോര് പര്‍ച്ചേസ് മാന്വലില്‍ അനുബന്ധം 23 ആയി ഉള്‍പ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. ഇത്തരം കരാറുകളിലെ നിബന്ധനകള്‍ പൂര്‍ത്തീകരിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ കരാര്‍തീയതി മുതല്‍ പത്തു വര്‍ഷം കഴിഞ്ഞുമാത്രമേ നശിപ്പിക്കാവൂ. യന്ത്രങ്ങള്‍, പ്ലാന്റുകള്‍ എന്നിവയുടെ കരാറുകള്‍ മുപ്പതു വര്‍ഷം സൂക്ഷിക്കണം.
മെയിന്റനന്‍സ്
കോണ്‍ട്രാക്ട്
വാര്‍ഷിക അറ്റകുറ്റപ്പണിക്കുള്ള കരാര്‍ അഥവാ ആന്വല്‍ മെയിന്റനന്‍സ് കോണ്‍ട്രാക്ട് ( എ.എം.സി ) ഇപ്പോള്‍ സര്‍വ്വ സാധാരണമാണ്. പ്രത്യേകിച്ച് സ്ഥാപനങ്ങള്‍ ഭൂരിപക്ഷവും കമ്പ്യൂട്ടര്‍വത്കരിച്ച സാഹചര്യത്തില്‍. യന്ത്രങ്ങള്‍, ഇലക്ട്രിക് / ഇലക്ട്രോണിക് ഉപകരണങ്ങള്‍, കമ്പ്യൂട്ടര്‍ ഹാര്‍ഡ്വെയര്‍, സോഫ്റ്റ്‌വെയര്‍, വാഹനങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയവക്കു തടസ്സമില്ലാത്ത പ്രവര്‍ത്തനത്തിനു കൃത്യമായ അറ്റകുറ്റപ്പണികള്‍ ആവശ്യമാണ്. ഇത്തരം സാധനങ്ങള്‍ ഉപയോഗിക്കുന്നവരും വാങ്ങുന്നവരും എ.എം.സി. നിബന്ധനകള്‍ പാലിക്കേണ്ടതാണ്. പുതിയ സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങുമ്പോള്‍ വാറണ്ടി കാലയളവില്‍ സര്‍വീസ് നടത്തേണ്ടതു വില്‍പ്പനക്കാരന്റെ ചുമതലയാണ്. അതിനാല്‍ വാറന്റി കാലയളവ് കഴിഞ്ഞ ശേഷമേ എ.എം.സി. നല്‍കാവൂ. നിര്‍മാതാക്കളുമായോ വിതരണക്കാരുമായോ ക്ഷമതയും യോഗ്യതയുമുള്ള സ്ഥാപനങ്ങളുമായോ എ.എം.സി. ചമയ്ക്കാം. സാധനം വിതരണം ചെയ്തവരുമായി എ.എം.സി. വെയ്ക്കുമ്പോള്‍ ടെണ്ടര്‍ രേഖകളില്‍ത്തന്നെ വ്യവസ്ഥകള്‍ ഉള്‍പ്പടുത്തണം. കമ്പ്യുട്ടറുകള്‍ക്കും മറ്റും എ. എം.സി. വെയ്ക്കാന്‍ ഐ.ടി. വകുപ്പ് 2005 ഡിസംബര്‍ 24 നു 26 / 2005 നമ്പര്‍ ഉത്തരവ് വഴി എ.എം.സി. നയം പുറപ്പെടുവിച്ചിട്ടുണ്ട്.
എ.എം.സി. എടുക്കുന്ന കരാറുകാരന്‍ ഈടാക്കുന്ന തുക മറ്റു സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ നിന്നു സേവനങ്ങള്‍ക്ക് ഈടാക്കുന്ന തുകയില്‍ കൂടുതലല്ല എന്നു ടെണ്ടര്‍ വ്യവസ്ഥയില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തണം. അറ്റകുറ്റപ്പണി നടത്തേണ്ട സാധനങ്ങള്‍ സങ്കീര്‍ണവും വില കൂടിയതുമാണെങ്കില്‍ സാധനത്തിന്റെ മൂല്യത്തിന്റെ രണ്ടര ശതമാനം പെര്‍ഫോമന്‍സ് സെക്യൂരിറ്റി ഈടാക്കേണ്ടതുണ്ട്. അറ്റകുറ്റപ്പണി നടത്തേണ്ട സാധനങ്ങള്‍ കരാര്‍ എടുത്ത ആള്‍ സ്വന്തം ഫാക്ടറിയിലേക്കോ വര്‍ക്ക്‌ഷോപ്പിലേക്കോ കൊണ്ടുപോവുമ്പോള്‍ ഉചിതമായ ഗ്യാരണ്ടി ഉറപ്പു വരുത്തണം.
(തുടരും)
ചിത്രവിവരണം:
സ്‌റ്റോര്‍സ് പര്‍ച്ചേസ് വകുപ്പിന്റെ ഔദ്യോഗിക വെബ്‌സൈറ്റ്