സഹകരണ വകുപ്പില്‍ചുവപ്പുനാടയുടെ കരുക്ക് അഴിയുന്നു

– സ്റ്റാഫ് പ്രതിനിധി

കേരളത്തിലെ മറ്റു വകുപ്പുകള്‍ക്കൊപ്പം സഹകരണ വകുപ്പും
സ്മാര്‍ട്ടാവുന്നു. ഒറ്റ ക്ലിക്കില്‍ എല്ലാ വിവരങ്ങളും മുന്നിലെത്തുന്ന
കാലം വരികയാണ്. സംസ്ഥാനത്തെ മുഴുവന്‍ സഹകരണ
ഓഫീസുകളും ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനത്തിലേക്കു മാറിക്കഴിഞ്ഞു.
ഫയല്‍നീക്കം ഇനി വേഗത്തിലാകും.

 

ഒറ്റ ക്ലിക്കില്‍ പദ്ധതിനിര്‍വഹണത്തിന്റെ വേഗവും വകുപ്പുകളുടെ വീഴ്ചയും അറിയുന്ന സംവിധാനത്തിലേക്കു മാറാനൊരുങ്ങുകയാണു കേരളം. ഗുജറാത്ത് മുഖ്യമന്ത്രിയുടെ ഡാഷ് ബോര്‍ഡ് സംവിധാനത്തിന്റെ സാധ്യത പഠിക്കാന്‍ കേരള ചീഫ് സെക്രട്ടറി വി.പി. ജോയ് ഗുജറാത്തിലേക്കു പോയത് ഈ മാറ്റത്തിനുള്ള വഴിയൊരുക്കാനാണ്. സര്‍ക്കാര്‍ വകുപ്പുകളുടെ ഫയല്‍ നീക്കങ്ങള്‍ക്ക് ഇ-ഓഫീസ് എന്ന സംവിധാനം രാജ്യവ്യാപകമായി ഉപയോഗിക്കുന്നുണ്ട്. അതു പലരീതിയിലാണെന്നു മാത്രം. നാഷണല്‍ ഇന്‍ഫര്‍മാറ്റിക് സെന്ററാണ് ഈ സംവിധാനം ഒരുക്കുന്നത്. എന്നാല്‍, ഗുജറാത്ത് പോലുള്ള ചില സംസ്ഥാനങ്ങള്‍ ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം പ്രാദേശിക വകഭേദങ്ങളോടെ പരിഷ്‌കരിച്ചു. ഇതില്‍ ഗുജറാത്തിന്റെ പരിഷ്‌കാരമാണു മികച്ചുനിന്നത്. ഓരോ വകുപ്പിലെയും പദ്ധതിനിര്‍വഹണ രീതി മുഖ്യമന്ത്രിയുടെ ഡാഷ് ബോര്‍ഡില്‍ അറിയാനാകും. കേരളത്തിലെ പദ്ധതിനിര്‍വഹണത്തിന് ഓണ്‍ലൈന്‍ അപ്‌ഡേഷന്‍ ലഭ്യമാണ്. എന്നാല്‍, എല്ലാ വകുപ്പിലെയും പദ്ധതികളെ മുഖ്യമന്ത്രിക്കു പരിശോധിക്കാനുള്ള ഓണ്‍ലൈന്‍ സംവിധാനമില്ല. ഈ രീതിയിലേക്കു കേരളം മാറാനൊരുങ്ങുന്നതു ശ്ലാഘനീയമായ നടപടിയാണ്. എന്നാല്‍, ഇത്തരമൊരു മാറ്റത്തിലേക്കു ചുവടുവെക്കാന്‍ സംസ്ഥാനത്തെ ഓരോ വകുപ്പും എത്രത്തോളം പര്യാപ്തമാണെന്നു പരിശോധിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഇതില്‍ ഏറ്റവും പിന്നിലുള്ളതു സഹകരണ വകുപ്പാണ്.

കാണാതാവുന്ന
ഫയലുകള്‍

സെക്രട്ടേറിയറ്റില്‍ എല്ലാ വകുപ്പുകളിലും ഇ-ഫയലിങ് നിലവില്‍വന്നുകഴിഞ്ഞു. മുഖ്യമന്ത്രി അമേരിക്കയിലായിരുന്നപ്പോള്‍പോലും ഫയലുകള്‍ പരിശോധിക്കുന്നതിനു തടസ്സമില്ലാത്ത സ്ഥിതിയുണ്ടായത് ഇതിന്റെ ഫലമാണ്. എന്നാല്‍, സെക്രട്ടേറിയറ്റിനു പുറത്തു ഫയലുകള്‍ ഇപ്പോഴും ചുവപ്പുനാടയ്ക്കുള്ളില്‍ത്തന്നെയാണു കിടക്കുന്നത്. പ്രത്യേകിച്ച്, സഹകരണ വകുപ്പില്‍. താലൂക്ക്തലത്തില്‍ അസിസ്റ്റന്റ് രജിസ്ട്രാര്‍ ഓഫീസുകളിലാണു ഫയല്‍നീക്കം ഏറ്റവും രൂക്ഷമായ പ്രശ്‌നമായി നിലകൊള്ളുന്നത്. ഫയലുകള്‍ കാണാതാവുന്നതും മുകളില്‍നിന്ന് അന്വേഷണമുണ്ടാകുമ്പോള്‍ മാത്രം ഫയല്‍ പൊടിതട്ടി എടുക്കുന്നതും പലയിടത്തായി സംഭവിച്ചിട്ടുണ്ട്. ഒരു താലൂക്കിലെ മുഴുവന്‍ സംഘങ്ങളുടെയും രേഖകള്‍ അസിസ്റ്റന്റ് രജിസ്ട്രാര്‍ഓഫീസില്‍ പരിശോധനയ്‌ക്കെത്തും. ഇവയെല്ലാം കടലാസുകളായി ചുവപ്പുനാട കെട്ടി എത്തുന്ന ഫയലുകളാണ്. എടുക്കാവുന്നതിനേക്കാളേറെ ജോലി താലൂക്ക്തലത്തിലെ സഹകരണ ജീവനക്കാര്‍ക്കുണ്ട്. പെന്‍ഷന്‍ വിതരണത്തിന്റെ കണക്കെടുപ്പ് മുതല്‍ മുഖ്യമന്ത്രിയുടെ ദുരിതാശ്വാസ നിധി, സര്‍ക്കാര്‍ നിശ്ചയിക്കുന്ന മറ്റ് ആവശ്യങ്ങള്‍ എന്നിവയിലേക്കുള്ള പിരിവുവരെ ഈ ജീവനക്കാരുടെ തലയിലാണ്. ഇതിനിടയില്‍ ഫയല്‍നീക്കം മുടങ്ങും. പരാതിയുയരുന്ന ഫയലുകള്‍ നോക്കി പ്രശ്‌നരഹിത ഔദ്യോഗിക നിര്‍വഹണം എന്ന രീതിയിലേക്ക് ഉദ്യോഗസ്ഥരൊതുങ്ങും.

ഈ രീതിക്കു മാറ്റം വരുത്താനുള്ള നടപടിയിലേക്കു സഹകരണ വകുപ്പും മാറുകയാണ്. സംസ്ഥാനത്തെ മുഴുവന്‍ സഹകരണ ഓഫീസുകളും ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനത്തിലേക്കു മാറി. ഓഫീസുകളെ കൂടുതല്‍ കാര്യക്ഷമവും സുതാര്യവുമാക്കുകയാണ് ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനത്തിലൂടെ ചെയ്യുന്നതെന്നാണു വകുപ്പിന്റെ അവകാശവാദം. സഹകരണ ഓഫീസുകളെ ഇലക്ട്രോണിക് ഓഫീസുകളാക്കി മാറ്റുകയാണു ലക്ഷ്യം. ഓരോ ഫയലും ആരംഭിക്കുന്നതു തൊട്ടുള്ള നീക്കം ഇനി അറിയാനാകും. സഹകരണ സംഘങ്ങള്‍ക്ക് അവരുടെ അപേക്ഷകള്‍ ഏത് ഓഫീസില്‍ ഏതു സെക്ഷനില്‍ കിടക്കുന്നുവെന്നു കമ്പ്യൂട്ടറില്‍ അറിയാനാകും. ജീവനക്കാര്‍ക്ക് എവിടെയിരുന്നും ഓഫീസ് ജോലി ചെയ്യാനാകും. ഇതൊക്കെയാണ് ഇലക്ട്രോണിക് ഓഫീസിന്റെ പ്രത്യേകതകള്‍. വലിയ അളവിലുള്ള പേപ്പര്‍വര്‍ക്കും പേപ്പര്‍ രേഖകളും ഒഴിവാക്കാനാവും.

മാറ്റത്തിന്
സമയമെടുക്കും

എല്ലാ ഫയലുകളും ഒറ്റയടിക്ക് ഇലക്ട്രോണിക് രീതിയിലേക്കു മാറി നാളെ മുതല്‍ ഫയല്‍നീക്കങ്ങളെല്ലാം വിരല്‍ത്തുമ്പില്‍ അറിയാനാകും എന്ന അര്‍ഥം സഹകരണ വകുപ്പിന്റെ ഇ-ഓഫീസ് മാറ്റത്തിനില്ല. പുതുതായി തുടങ്ങുന്ന ഫയലുകള്‍ ഡിജിറ്റല്‍ രൂപത്തിലേക്കു മാറും. ഇങ്ങനെ ഡിജിറ്റല്‍ രീതിയിലേക്കു മാറുന്ന ഓരോ ഫയലും ഒരു കമ്പ്യൂട്ടര്‍വത്കൃത സംവിധാനം വഴി ഓരോ സെക്ഷനിലും ഓരോ തട്ടിലെയും ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്കു പരിശോധിക്കാനാവും. അത് ഓഫീസില്‍തന്നെയിരുന്ന് ആവണമെന്നില്ല. ഇങ്ങനെ ഒരു സാധാരണ ഓഫീസ് ഒരു ഓട്ടോമേറ്റഡ് ഓഫീസായി പ്രവര്‍ത്തിക്കാനുള്ള രീതിയാണ് ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം സൃഷ്ടിക്കുന്നത്. കടലാസ്‌രേഖകളുള്ള ഓഫീസില്‍ ആയിരക്കണക്കിനു തപാലുകളും ഫയലുകളും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനാല്‍ അവയുടെ ഫയല്‍ ട്രാക്കിംഗ് എളുപ്പമുള്ള കാര്യമല്ല. എന്നാല്‍, കമ്പ്യൂട്ടറൈസ്ഡ് ഫയല്‍ ട്രാക്കിംഗ് സെക്കന്റുകള്‍ക്കുള്ളില്‍ തപാലുകളും ഫയലുകളും ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നതിന് ഉദ്യോഗസ്ഥരെ പ്രാപ്തരാക്കുന്നു. കൂടാതെ, ഫയല്‍നീക്കം റെക്കോഡ് ചെയ്തു സൂക്ഷിക്കുന്നതിലൂടെ ജോലിഭാരത്തിന്റെ ശരിയായ വിതരണം ഉറപ്പുവരുത്തുകയും ഓഫീസിന്റെ കാര്യക്ഷമതയും സുതാര്യതയും വര്‍ധിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

സഹകരണ വകുപ്പിനു കീഴില്‍ സഹകരണ സംഘം രജിസ്ട്രാര്‍ ഓഫീസ്, ഓഡിറ്റ് ഡയരക്ടര്‍ ഓഫീസ്, 14 ജില്ലാതല ജോയിന്റ് രജിസ്ട്രാര്‍ (ജനറല്‍) ഓഫീസുകള്‍, ജില്ലാതല ജോയിന്റ് ഡയരക്ടര്‍ ഓഫീസുകള്‍, 78 താലൂക്ക്തല അസിസ്റ്റന്റ് രജിസ്ട്രാര്‍ (ജനറല്‍) ഓഫീസുകള്‍, താലൂക്ക്തല അസിസ്റ്റന്റ് ഡയരക്ടര്‍ (ഓഡിറ്റ്) ഓഫീസ് എന്നിവയാണുള്ളത്. ഫയല്‍ ഡിജിറ്റലൈസേഷന്റെ ഭാഗമായി ജവഹര്‍ സഹകരണ ഭവനില്‍ പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്ന സഹകരണ സംഘം രജിസ്ട്രാര്‍ ഓഫീസിലും സഹകരണ ഓഡിറ്റ് ഡയരക്ടറേറ്റിലും 2018 മുതല്‍ ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം നടപ്പാക്കിയിട്ടുണ്ട്. ജോയിന്റ് രജിസ്ട്രാര്‍, ജോയിന്റ് ഡയരക്ടര്‍ ഓഫീസുകളില്‍ ഇ-ഓഫീസ് നടപ്പാക്കുന്നതിനു മുന്നോടിയായി ജില്ലാ ഓഫീസുകളിലെ ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്കു സഹകരണ സംഘം രജിസ്ട്രാര്‍ ഓഫീസില്‍ വെച്ച് ഇ-ഓഫീസ് സംബന്ധിച്ച് പരിശീലനം നല്‍കിയിരുന്നു.

തുടര്‍ന്ന് സഹകരണ സംഘം രജിസ്ട്രാറുടെ നിയന്ത്രണത്തിലുള്ള കെ-സ്വാന്‍ കണക്ഷന്‍ ലഭ്യമായിട്ടുള്ള 14 ജില്ലാ ജോയിന്റ് രജിസ്ട്രാര്‍ (ജനറല്‍) ഓഫീസുകളിലും എട്ടു ജോയിന്റ് ഡയരക്ടര്‍(ഓഡിറ്റ്) ഓഫീസുകളിലും ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം നടപ്പാക്കി. കോവിഡ് മഹാമാരിയെത്തുടര്‍ന്നു ജില്ലാ ഓഫീസുകളിലെ ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്കു നേരിട്ട് പരിശീലനം നടത്താന്‍ സാധിക്കാത്തതിനാല്‍ ഓണ്‍ലൈനായി ഇ- ഓഫീസ് പരിശീലനം നല്‍കി. കെ-സ്വാന്‍ കണക്ഷന്‍ കിട്ടാത്ത ഓഫീസുകളില്‍ ബി.എസ്.എന്‍.എല്ലിന്റെ കണക്ഷന്‍ വാടക നല്‍കിയാണ് ഉപയോഗിക്കുന്നത്. ഇങ്ങനെ ബി.എസ്.എന്‍.എല്‍. കണക്ഷന്‍ ഓഫീസുകളിലേക്ക് എത്തിക്കുന്നതിനു 2021-22 സാമ്പത്തിക വര്‍ഷത്തില്‍ 75 ലക്ഷം രൂപ സര്‍ക്കാര്‍ അനുവദിച്ചിരുന്നു. ജില്ലകളില്‍ ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം സുഗമമായി നടപ്പാക്കാന്‍ പ്രത്യേകം നോഡല്‍ ഓഫീസര്‍മാരെയും നിയമിച്ചിട്ടുണ്ട്. ഈ നോഡല്‍ ഓഫീസര്‍മാര്‍ക്കും പരിശീലനം നല്‍കിക്കഴിഞ്ഞു. സര്‍ക്കാരിന്റെ രണ്ടാം നൂറുദിന കര്‍മ പദ്ധതിയില്‍പ്പെടുത്തി സഹകരണ വകുപ്പില്‍ സമ്പൂര്‍ണ ഫയല്‍ ഡിജിറ്റലൈസേഷന്‍ നടത്താന്‍ തീരുമാനിച്ചിരുന്നു. ഇതിന്റെ ഭാഗമായി ശേഷിക്കുന്ന ആറ് ജോയിന്റ് ഡയരക്ടര്‍(ഓഡിറ്റ്) ഓഫീസുകളിലും 78 താലൂക്ക്തല അസിസ്റ്റന്റ് രജിസ്ട്രാര്‍ (ജനറല്‍) ഓഫീസുകളിലും 64 താലൂക്ക്തല അസിസ്റ്റന്റ് ഡയരക്ടര്‍ (ജനറല്‍) ഓഫീസുകളിലും അഞ്ചു ഘട്ടമായി ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം നടപ്പാക്കി. ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്ക് ഓണ്‍ലൈനായി പരിശീലനം നല്‍കി. ഇതോടെ സഹകരണ വകുപ്പ് സമ്പൂര്‍ണ ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനത്തിലേക്കു മാറുകയാണ്.

ഫയല്‍ തീര്‍പ്പാക്കല്‍
താഴെത്തട്ടിലേക്കും

ഫയല്‍ കെട്ടിക്കിടക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കണമെന്നത് ഒന്നാം പിണറായി സര്‍ക്കാര്‍ മുതല്‍ സ്വീകരിച്ച നയമാണ്. കഴിഞ്ഞ സര്‍ക്കാരിന്റെ തുടര്‍ച്ചയായി ഈ സര്‍ക്കാരിലും ഫയല്‍ തീര്‍പ്പാക്കുകയെന്നതു വീഴ്ചയില്ലാതെ ചെയ്യണമെന്ന ശാഠ്യമുണ്ട്. ഫയലുകള്‍ തീര്‍പ്പാക്കുന്നതിലേക്കായി ഫയല്‍ അദാലത്തുകള്‍ നടത്തണമെന്നാണ് ഓരോ വകുപ്പിനുമുള്ള സര്‍ക്കാര്‍ നിര്‍ദേശം. മൂന്നു മാസത്തിലൊരു ദിവസം ഫയല്‍ അദാലത്തിനായി പ്രത്യേകം നീക്കിവെക്കാനുള്ള നിര്‍ദേശം സര്‍ക്കാര്‍ പുറപ്പെടുവിച്ചിട്ടുണ്ട്. എല്ലാ വിഭാഗം ജീവനക്കാരും മാനുവല്‍ ഓഫ് ഓഫീസ് പ്രൊസീജിയര്‍ പ്രകാരം ജോലി ചെയ്യാന്‍ ബാധ്യസ്ഥരാണ്. അപ്രകാരം ജോലി ചെയ്യാത്തവര്‍ക്കെതിരെ പരാതികള്‍ ലഭിക്കുന്നപക്ഷം സര്‍വീസ് ചട്ടങ്ങളനുസരിച്ച് ശക്തമായ നടപടി സ്വീകരിക്കുമെന്നാണു സര്‍ക്കാരിന്റെ മുന്നറിയിപ്പ്. ഇതെല്ലാം പൂര്‍ണമായി നടപ്പായി എന്നുപറയാനാവില്ല. പക്ഷേ, ഫയല്‍ പിടിച്ചുവെക്കുന്ന രീതിക്കു മാറ്റം വന്നിട്ടുണ്ട്. ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം നിലവില്‍ വരുമ്പോള്‍ കെട്ടിക്കിടക്കന്ന ഫയലിന്റെ കണക്കും വിരല്‍ത്തുമ്പില്‍ കിട്ടും.

സര്‍ക്കാര്‍ സേവനങ്ങള്‍ സുഗമമായി ജനങ്ങളിലെത്തിക്കുന്നതിനായി സിംഗിള്‍ വിന്‍ഡോ സംവിധാനം വേണമെന്നാണു സര്‍ക്കാര്‍ കാഴ്ചപ്പാട്. പൊതുജനങ്ങള്‍ക്കു സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസുകള്‍ സന്ദര്‍ശിക്കാതെ പരമാവധി സര്‍ക്കാര്‍ സേവനങ്ങള്‍ ലഭ്യമാക്കാനാണു തീരുമാനം. ഇതിനായി വിവിധ വകുപ്പുകള്‍ നല്‍കിവരുന്ന സേവനങ്ങള്‍ സംയോജിപ്പിച്ച് സംസ്ഥാന സര്‍ക്കാരിന്റെ പോര്‍ട്ടല്‍ മുഖേന ലഭ്യമാക്കും. ഇതിനൊപ്പം, എല്ലാ സേവനങ്ങളും ലഭിക്കുന്ന ഒരു ഏകീകൃത മൊബൈല്‍ ആപ്ലിക്കേഷനും സര്‍ക്കാര്‍ ഒരുക്കുന്നുണ്ട്. ഭരണവേഗത കൂട്ടാനും പൊതുജനങ്ങളുടെ ക്ഷേമ പദ്ധതികള്‍ വേഗത്തിലാക്കാനുമായി വകുപ്പുതലവന്‍മാരുടെ ഓഫീസുകള്‍, ജില്ലാ ഓഫീസുകള്‍, താലൂക്ക്തല ഓഫീസുകള്‍, മറ്റ് താഴെത്തട്ടിലുള്ള ഓഫീസുകള്‍ എന്നിവിടങ്ങളില്‍ ക്രമത്തില്‍ ഘട്ടംഘട്ടമായി ഇലക്ട്രോണിക് ഫയല്‍ സംവിധാനം നടപ്പാക്കുന്നതിനുള്ള നടപടികള്‍ സര്‍ക്കാര്‍ പൂര്‍ത്തിയാക്കിവരികയാണ്. സഹകരണ വകുപ്പില്‍ ഇതു പൂര്‍ത്തിയാക്കിക്കഴിഞ്ഞു. ഇനി കടലാസ് ഫയലുകള്‍ കെട്ടിക്കിടക്കുന്നതു തീര്‍പ്പാക്കാന്‍ അദാലത്തുകള്‍ താഴെത്തട്ടിലേക്കും വന്നേക്കും. അത്തരം പരിശോധനയും സഹകരണ വകുപ്പ് നടത്തുന്നുണ്ട്.