ജെം ( Ge-M )സഹകരണ മേഖലയിലേക്കും വ്യാപിക്കുമ്പോള്‍
– യു.പി. അബ്ദുള്‍ മജീദ്
( മുന്‍ സീനിയര്‍ ഡെപ്യൂട്ടി ഡയരക്ടര്‍,
കേരള സംസ്ഥാന ഓഡിറ്റ് വകുപ്പ് )
ഡിജിറ്റല്‍യുഗത്തില്‍ ഓഫീസ് നടപടിക്രമങ്ങളില്‍ പൊളിച്ചെഴുത്ത് അനിവാര്യമാണ്.
കടലാസും ഫയലുമില്ലാത്ത ഓഫീസുകള്‍ യാഥാര്‍ഥ്യമായിക്കഴിഞ്ഞു. ഈ കുതിപ്പില്‍
സഹകരണ സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കും മാറിനില്‍ക്കാനാവില്ല. പൊതുപണം ഉപയോഗിച്ച് സാധനങ്ങളും
സേവനങ്ങളും സമാഹരിക്കുമ്പോള്‍ സുതാര്യതയും കാര്യക്ഷമതയും ഫലപ്രാപ്തിയും
അനിവാര്യമാണ്. അതിനുള്ള ചുവടുവെപ്പ് എന്ന നിലയില്‍ ഗവ. ഇ. മാര്‍ക്കറ്റ് പ്ലേസ്
ഒരു വഴിത്തിരിവാണ്. കേന്ദ്ര, സംസ്ഥാന സര്‍ക്കാര്‍ സ്ഥാപനങ്ങളും പൊതുമേഖലാ
സ്ഥാപനങ്ങളും നടന്നുനീങ്ങുന്ന വഴിയില്‍ സഹകരണ സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കും നടക്കാന്‍ ലഭിച്ച
ഈയവസരം ഒരംഗീകാരം കൂടിയാണ്.
പൊതുസംഭരണ രംഗത്തു വലിയ മാറ്റങ്ങള്‍ സൃഷ്ടിച്ച ഗവ. ഇ-മാര്‍ക്കറ്റ് പ്ലേസ് ( GeM – ജെം ) സഹകരണ മേഖലയിലേക്കും വ്യാപിപ്പിക്കാനുള്ള കേന്ദ്ര സര്‍ക്കാര്‍ തീരുമാനം സഹകരണ സ്ഥാപനങ്ങളിലെ പര്‍ച്ചേസ് രീതികളുടെ അടിമുടി പൊളിച്ചെഴുത്തിനു കാരണമാവും. ഇപ്പോള്‍ കേന്ദ്ര- സംസ്ഥാന സര്‍ക്കാര്‍ സ്ഥാപനങ്ങളിലെയും പൊതുമേഖലാ സ്ഥാപനങ്ങളിലേയും സ്റ്റോര്‍സ് പര്‍ച്ചേസ് നടപടികള്‍ക്ക് അത്താണിയായി മാറിയിരിക്കുന്ന ഓണ്‍ലൈന്‍ വിപണിയിലേക്കു സഹകരണ സ്ഥാപനങ്ങള്‍കൂടി വരുന്നതോടെ ജെം വഴിയുള്ള ക്രയവിക്രയങ്ങള്‍ ഗണ്യമായി വര്‍ധിക്കും. സര്‍ക്കാറിന്റെ വകപ്പുകളിലും മറ്റും സംഭരണത്തിലെ അഴിമതിയും ക്രമക്കേടുകളും തടയുന്നതില്‍ ഒരു പരിധിവരെ വിജയിച്ച ഗവ. ഇ. മാര്‍ക്കറ്റ് സഹകരണ മേഖലയിലും സാധന സംഭരണ ഘട്ടങ്ങളില്‍ സുതാര്യതയും വിശ്വാസ്യതയും ഉറപ്പുവരുത്താന്‍ സഹായകമാവും. സ്റ്റോര്‍ പര്‍ച്ചേസ് ചട്ടങ്ങളും മാന്വലും കര്‍ശനമായി പാലിക്കാത്തതുമൂലം ഏകീകൃത രീതിയില്ലാതിരുന്ന സഹകരണ മേഖലയിലെ വാങ്ങല്‍രീതികള്‍ ഓണ്‍ലൈന്‍ പോര്‍ട്ടലിലേക്കു മാറുന്നതോടെ അടുക്കും ചിട്ടയും കൈവരിക്കും. സാധനങ്ങള്‍ ലഭിക്കുന്നതിലെ കാലതാമസം ഒഴിവാകുന്നതും സാങ്കേതിക നടപടികള്‍ കുറയുന്നതും സഹകരണ സ്ഥാപനങ്ങളിലെ സ്റ്റോര്‍ പര്‍ച്ചേസ് കാര്യക്ഷമമാക്കും. ഒരു രൂപയുടെ പേന മുതല്‍ ഒരു കോടിയുടെ വാഹനംവരെ ജെം വഴി വാങ്ങാന്‍ കഴിയുമ്പോള്‍ സഹകരണ സ്ഥാപനങ്ങള്‍കൂടി വരുന്നതു പൊതുസംഭരണ രംഗത്തു ചലനങ്ങളുണ്ടാക്കും.
ജെം – പശ്ചാത്തലം
ഉപഭോക്തൃ ഉല്‍പ്പന്ന വിപണിയില്‍ വമ്പന്മാരായ ആമസോണ്‍, ഫ്‌ളിപ്കാര്‍ട്ട് പോലുള്ള സ്വകാര്യ ഓണ്‍ലൈന്‍ കച്ചവടക്കാരുടെ സര്‍ക്കാര്‍ പതിപ്പാണ് ജെം. സ്വകാര്യ ഓണ്‍ലൈന്‍ പോര്‍ട്ടലില്‍ നിന്നു സ്വകാര്യ വ്യക്തികള്‍ക്കു സാധനങ്ങള്‍ ലഭിക്കുമ്പോള്‍ ജെം സര്‍ക്കാര്‍- പൊതുമേഖല സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കു സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങാനുള്ള സംവിധാനമാണ്. കേന്ദ്ര സര്‍ക്കാര്‍ പിന്തുടരുന്ന ജനറല്‍ ഫിനാന്‍ഷ്യല്‍ റൂള്‍സില്‍ ഭേദഗതി വരുത്തിയാണു 2016 ജൂലായ് മുതല്‍ പര്‍ച്ചേസിനു ജെം പോര്‍ട്ടല്‍ നടപ്പാക്കിയത്. കേന്ദ്ര വാണിജ്യ-വ്യവസായ മന്ത്രാലയത്തിനു കീഴിലുള്ള വാണിജ്യ വകുപ്പ് നിയന്ത്രിക്കുന്ന സംവിധാനമാണു ഡയരക്ടറേറ്റ് ജനറല്‍ ഓഫ് സപ്ലൈസ് ആന്റ് ഡിസ്‌പോസല്‍സ് (ഡി.ജി.എസ്.ആന്റ് ഡി). സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസുകളില്‍ പൊതുവായി ഉപയോഗിക്കുന്ന സാധനങ്ങള്‍ ഉല്‍പ്പാദകരില്‍ നിന്നും വിതരണക്കാരില്‍ നിന്നും ടെണ്ടര്‍ ക്ഷണിച്ച്, ഗുണമേന്മ പരിശോധിച്ച് ഉറപ്പു വരുത്തി റേറ്റ് കോണ്‍ട്രാക്ട് നല്‍കുന്ന രീതിയാണു ജെം വരുന്നതുവരെ നിലവിലുണ്ടായിരുന്നത്. റേറ്റ് കോണ്‍ട്രാക്ടില്‍ സാധനങ്ങളുടെ ഗുണമേന്മ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള നിരക്ക് ടെണ്ടര്‍ പരിശോധിച്ച് സര്‍ക്കാര്‍ നിശ്ചയിക്കും. സാധനങ്ങള്‍ ആവശ്യമുള്ള സര്‍ക്കാര്‍ സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കു റേറ്റ് കോണ്‍ട്രാക്ട് ഹോള്‍ഡറില്‍ നിന്നു നിശ്ചിതനിരക്കില്‍ സാധനം വാങ്ങാവുന്നതാണ്. റേറ്റ് കോണ്‍ട്രാക്ട് നല്‍കുമ്പോള്‍ വാങ്ങുന്ന സാധനത്തിന്റെ എണ്ണം സംബന്ധിച്ച് കരാറില്‍ വ്യവസ്ഥ ഉള്‍പ്പെടുത്താറില്ല. ചിലപ്പോള്‍ റേറ്റ് കോണ്‍ട്രാക്ടുള്ള സാധനങ്ങളില്‍ ചിലതിനു തീരെ ഓര്‍ഡര്‍ കിട്ടില്ല. റേറ്റ് കോണ്‍ട്രാക്ട് ഇടപാടില്‍ വന്‍കിട കമ്പനികള്‍ രാഷ്ടീയക്കാരേയും ഉദ്യോഗസ്ഥരേയും സ്വാധീനിക്കുന്നു എന്ന പരാതി ഏറെക്കാലം നിലനിന്നിരുന്നു. ഈ വിഷയം പഠിക്കാനും ബദല്‍ മാര്‍ഗം നിര്‍ദേശിക്കാനും കേന്ദ്ര സര്‍ക്കാര്‍ നിയോഗിച്ച സെക്രട്ടറിതല കമ്മിറ്റി 2016 ജനുവരിയില്‍ റിപ്പോര്‍ട്ട് സമര്‍പ്പിക്കുകയുണ്ടായി. ഈ റിപ്പോര്‍ട്ടിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ 2016-17 വര്‍ഷത്തെ കേന്ദ്ര ബജറ്റില്‍ പുതിയ ഓണ്‍ലൈന്‍ പോര്‍ട്ടല്‍ ആരംഭിക്കുന്നതു സംബന്ധിച്ച് പ്രഖ്യാപനം വരികയും 2016 ആഗസ്റ്റ് ഒമ്പതിനു ജെം നിലവില്‍ വരികയും ചെയ്തു.
എന്തുകൊണ്ട് ജെം ?
പുതിയ രീതിയിലേക്കു മാറാന്‍ ആദ്യത്തെ രണ്ടു വര്‍ഷത്തില്‍ സംസ്ഥാന സര്‍ക്കാറുകള്‍ മടിച്ചുനിന്നെങ്കിലും പിന്നീട് സ്റ്റോഴ്‌സ് പര്‍ച്ചേസ് രംഗത്തു ജെം കുതിച്ചുചാടുകയായിരുന്നു. ലക്ഷക്കണക്കിന് ഉല്‍പ്പാദകരുടെ ഉല്‍പ്പന്നങ്ങള്‍ ജെം വഴി ലഭിക്കുന്ന സാഹചര്യം വന്നതോടെ പൊതു മാര്‍ക്കറ്റില്‍ നിന്നു ക്വട്ടേഷനോ ടെണ്ടറോ ക്ഷണിച്ച് സാങ്കേതിക നൂലാമാലകള്‍ പിന്നിട്ട് പര്‍ച്ചേസ് ചെയ്യുന്ന രീതിയില്‍ നിന്നു സര്‍ക്കാര്‍ സ്ഥാപനങ്ങള്‍ പിന്‍മാറ്റം തുടങ്ങി. 39.83 ലക്ഷം ഉല്‍പ്പന്നങ്ങളും 2.58 ലക്ഷം കോടി രൂപ മൂല്യമുള്ള സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളും 45.46 ലക്ഷം വില്‍പ്പനക്കാരും സേവന ദാതാക്കളുമായി ജെം ഓണ്‍ലൈന്‍ വിപണിയില്‍ മേധാവിത്വം ഉറപ്പിച്ചുകഴിഞ്ഞു.
ഓരോ ഇനം ഉല്‍പ്പന്നത്തിനും ധാരാളം ഉല്‍പ്പാദകര്‍ രജിസ്റ്റര്‍ ചെയ്യുന്നതാണു ജെം പോര്‍ട്ടലിന്റെ പ്രധാന സവിശേഷത. സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങാന്‍ പോര്‍ട്ടല്‍ സന്ദര്‍ശിക്കുന്ന സര്‍ക്കാര്‍ സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കു വിതരണക്കാരുടെ എണ്ണപ്പെരുപ്പം സന്തോഷകരമാണ്. കൂടുതല്‍ സെലക്ഷന്‍ ഉള്ളതിനാല്‍ തിരഞ്ഞെടുപ്പ് എളുപ്പത്തിലാവുന്നു. ഓരോ സ്ഥാപനവും ആഗ്രഹിക്കുന്ന സ്‌പെസിഫിക്കേഷനില്‍ ഉല്‍പ്പന്നങ്ങള്‍ ലഭിക്കുന്നു. കരാറും കടലാസും കറന്‍സിയുമില്ലാത്ത ഇടപാട് സര്‍ക്കാര്‍- പൊതുമേഖലാ സ്ഥാപനങ്ങളുടെ ജോലിഭാരം വലിയ തോതില്‍ കുറയ്ക്കുന്നുണ്ട്. ഇന്റര്‍നെറ്റ് യുഗത്തില്‍ 24 മണിക്കൂറും ഇടപാടുകള്‍ നടത്താനുള്ള സൗകര്യവും ആകര്‍ഷകമാണ്. പഴയതുപോലെ ടെണ്ടറും ക്വട്ടേഷനും വിളിച്ച് വാങ്ങുമ്പോഴുള്ള കാലതാമസം അടിയന്തര ഘട്ടങ്ങളില്‍ വലിയ പ്രയാസങ്ങള്‍ സൃഷ്ടിച്ചിരുന്നു. ടെണ്ടര്‍ പരസ്യപ്പെടുത്താനും സപ്ലൈ ഓര്‍ഡര്‍ കൊടുക്കാനും സപ്ലൈ ചെയ്യാനുമൊക്കെയുള്ള കാലതാമസം പലപ്പോഴും സാമ്പത്തിക വര്‍ഷത്തെ അലോട്ട്‌മെന്റ് കാലഹരണപ്പെടുന്നതിനുപോലും കാരണമാവാറുണ്ട്. അതിവേഗത്തിലാണു ജെം വഴി ഇടപാടുകള്‍ നടക്കുന്നത്. ഉല്‍പ്പന്നങ്ങളുടെ ഗുണമേന്മ സംബന്ധിച്ച് ജെം നല്‍കുന്ന സംരക്ഷണം ടെണ്ടര്‍ വഴിയുള്ള പര്‍ച്ചേസില്‍ സര്‍ക്കാര്‍ സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കു ലഭിക്കുന്നില്ല. ലളിതവും ഉപഭോക്തൃ സൗഹൃദപരവുമാണു ജെം പോര്‍ട്ടല്‍. ഓണ്‍ലൈന്‍ പെയ്‌മെന്റ് സൗകര്യവും ഇതോടൊപ്പമുണ്ട്. രാജ്യത്തെ എട്ടര ലക്ഷം സഹകരണ സ്ഥാപനങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെടുന്ന 27 കോടി ജനങ്ങള്‍ക്കു കേന്ദ്ര സര്‍ക്കാറിന്റെ പുതിയ തീരുമാനം സഹായകരമാവുമെന്നാണു സര്‍ക്കാര്‍ അവകാശപ്പെടുന്നത്.
ഉല്‍പ്പാദകര്‍ക്കും വിതരണക്കാര്‍ക്കുമുണ്ട് പുതിയ പോര്‍ട്ടല്‍ മൂലം എറെ സൗകര്യങ്ങള്‍. എല്ലാ ഗവ. സ്ഥാപനങ്ങളുമായി നേരിട്ട് ബന്ധപ്പെടാന്‍ കച്ചവടക്കാര്‍ക്ക് അവസരം ലഭിക്കുന്നു. വലിയ ബുദ്ധിമുട്ടില്ലാതെ സാധനം മാര്‍ക്കറ്റ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുന്നു. പുതിയ ഉല്‍പ്പന്നങ്ങള്‍ ഓണ്‍ലൈന്‍ വിപണി വഴി എളുപ്പത്തില്‍ പരിചയപ്പെടുത്താം. മാര്‍ക്കറ്റ് സ്ഥിതിയസരിച്ച് വിലവ്യത്യാസം വരുത്താന്‍ കച്ചവടക്കാര്‍ക്ക് എളുപ്പമാണ്. പോര്‍ട്ടലില്‍ ഏകീകൃത രീതികള്‍ നിലനില്‍ക്കുന്നതിനാല്‍ ആശയക്കുഴപ്പം ഒഴിവാകുന്നു. ചെറുകിട, ഇടത്തരം വ്യവസായ സംരംഭങ്ങള്‍ക്കും ഇ. മാര്‍ക്കറ്റില്‍ പിടിച്ചുനില്‍ക്കാന്‍ കഴിയുന്നു.
വാങ്ങല്‍ രീതികള്‍
സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങുന്നതിനു ജെം പോര്‍ട്ടലില്‍ വ്യത്യസ്ത രീതികള്‍ ക്രമീകരിച്ചിട്ടുണ്ട്. നേരിട്ടുള്ള വാങ്ങല്‍ ( Direct Purchase ), താരതമ്യം ചെയ്തു വാങ്ങല്‍ ( Comparison Purchase ), ഓണ്‍ലൈന്‍ ബിഡ്ഡിങ്, റിവേഴ്‌സ് ഓക്ഷന്‍ എന്നിവയാണു പ്രധാന വാങ്ങല്‍രീതികള്‍. 25,000 രൂപവരെ വിലയുള്ള സാധനങ്ങളാണു നേരിട്ടു വാങ്ങാന്‍ കഴിയുന്നത്. അവശ്യമായ സാധനത്തിനു സ്‌പെസിഫിക്കേഷന്‍ നല്‍കി സെര്‍ച്ച് ചെയ്താല്‍ അനുയോജ്യമായ എറ്റവും വിലകുറഞ്ഞ (എല്‍ – 1 ) സാധനം മുകളില്‍ വരുന്ന വിധത്തില്‍ സ്‌ക്രീനില്‍ തെളിയും. ഈ ഇനത്തിന്റെ വില 25,000 രൂപയില്‍ കുറവാണെങ്കില്‍ ആയതു ക്ലിക്ക് ചെയ്തു പര്‍ച്ചേസ് ഓര്‍ഡര്‍ നല്‍കാം. എന്നാല്‍, ഏറ്റവും വില കുറഞ്ഞ സാധനത്തിനു പകരം അതേ സ്‌പെസിഫിക്കേഷനില്‍ മറ്റൊരു സാധനം നേരിട്ട് വാങ്ങുകയാണെങ്കില്‍ കാരണം രേഖപ്പെടുത്തണം.
25,000 രൂപക്കു മുകളിലും അഞ്ചു ലക്ഷം രൂപ വരേയുമുള്ള ( വാഹനങ്ങള്‍ 30 ലക്ഷം വരെ) വാങ്ങല്‍ താരതമ്യം ചെയ്തുള്ള രീതിയിലാണു നടത്തേണ്ടത്. വാങ്ങാന്‍ ഉദ്ദേശിക്കുന്ന സാധനത്തിന്റെ സ്‌പെസിഫിക്കേഷന്‍ നല്‍കി സെര്‍ച്ച് ചെയ്താല്‍ ഏറ്റവും വില കുറഞ്ഞ ഇനം മുകളിലായി കാണിക്കും. എന്നാല്‍, ഈ സാധനം നേരിട്ടു വാങ്ങാന്‍ സാധിക്കില്ല. എല്‍ – 1 ആയ ഈ ഐറ്റത്തിനു താഴെയുള്ള കംപേര്‍ ( compare ) ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്തശേഷം ഇതേ സ്‌പെസിഫിക്കേഷനുള്ള മറ്റേതെങ്കിലും രണ്ട് ബ്രാന്‍ഡുകളുടെ ഇനങ്ങള്‍ കൂടി കംപേര്‍ നല്‍കേണ്ടതാണ്. മൂന്ന് ഐറ്റം കംപേര്‍ ചെയ്തശേഷം അതിലെ എല്‍ – 1 സാധനം നേരിട്ടു വാങ്ങാം. മൂന്ന് ഇനങ്ങള്‍ കംപേര്‍ ചെയ്തശേഷം അതിലെ എല്‍ – 1 സാധനമല്ലാത്തതു വാങ്ങണമെങ്കില്‍ ഓണ്‍ലൈന്‍ ബിഡ്ഡ്് രീതിയോ റിവേഴ്‌സ് ഓക്ഷന്‍ രീതിയോ സ്വീകരിക്കണം.
അഞ്ചു ലക്ഷത്തിനു മുകളിലുള്ള ഏതു വാങ്ങലിനും ( വാഹനങ്ങളൊഴികെ) ഓണ്‍ലൈന്‍ ബിഡ്ഡിങ് ഉപയോഗിക്കണം. 25,000 രൂപക്കു മുകളിലും അഞ്ചു ലക്ഷം വരെയും എല്‍ – 1 ഐറ്റം വാങ്ങുന്നില്ലെങ്കില്‍ ഈ രീതി വേണം. ബിഡ്ഡ് എന്ന സ്‌ക്രീനില്‍ ക്വാളിറ്റി, ഡെലിവറി ഡെയ്‌സ്, ബിഡ്ഡ്
ഡ്യൂറേഷന്‍ , ബിഡ്ഡ് ലൈഫ് സൈക്കിള്‍, ബിഡ്ഡ് ഓഫര്‍ വാലിഡിറ്റി മുതലായവയെല്ലാം ആവശ്യാനുസരണം നല്‍കാന്‍ കഴിയും. മാത്രമല്ല, വില്‍പ്പനക്കാര്‍ക്കു വേണ്ട യോഗ്യതകളും പറയാം. ടേണ്‍ ഓവര്‍, പരിചയം, സമര്‍പ്പിക്കേണ്ട രേഖകള്‍, ചെറുകിട സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കു പരിഗണന, ഇ.എം ഡി, പെര്‍ഫോമന്‍സ് സെക്യൂരിറ്റി തുടങ്ങിയവ രേഖപ്പെടുത്താം. ബിഡ്ഡ് പരസ്യം കണ്ട് താല്‍പ്പര്യമുള്ള വില്‍പ്പനക്കാര്‍ ഓഫര്‍ നല്‍കും. നിശ്ചിതസമയം കഴിഞ്ഞ ശേഷം ഓഫറുകള്‍ പരിശോധിച്ച് സാങ്കേതികമായി സ്വീകരിക്കാവുന്നവയെ തിരഞ്ഞെടുക്കും. ഇങ്ങനെ തിരഞ്ഞെടുത്ത സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ എല്‍ – 1 സ്ഥാപനത്തിനു പര്‍ച്ചേസ് ഓര്‍ഡര്‍ നല്‍കും.
വില്‍പ്പനക്കാര്‍ പരസ്പരം മത്സരിച്ച് കുറഞ്ഞ നിരക്ക് ക്വാട്ട് ചെയ്തു വാങ്ങുന്നവരില്‍ നിന്നു കൂടുതല്‍ ഓര്‍ഡര്‍ നേടിയെടുക്കുന്ന രീതിയാണു റിവേഴ്‌സ് ഓക്ഷന്‍. സാധനങ്ങള്‍ക്കു പുറമെ സേവനങ്ങളും ഇപ്പോള്‍ ജെം വഴി കിട്ടുന്നുണ്ട്. സെക്യൂരിറ്റി മാന്‍പവര്‍, കാറ്ററിങ്, ഹ്യൂമണ്‍ റിസോഴ്‌സ്, ക്ലൗഡ്, വെഹിക്കിള്‍ ഹയറിങ് തുടങ്ങിയ വിഭാഗങ്ങളിലാണു സേവനങ്ങള്‍
രജിസ്‌ടേഷന്‍ എങ്ങനെ ?
സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങാന്‍ ജെം പോര്‍ട്ടല്‍ ഉപയോഗിക്കണമെങ്കില്‍ യൂസര്‍ നെയിം, പാസ് വേര്‍ഡ് എന്നിവ വേണം. സ്വകാര്യ ഓണ്‍ലൈന്‍ വെബ് സൈറ്റുകളുടെ മാതൃകയിലാണു ജെം എങ്കിലും സര്‍ക്കാര്‍തലത്തിലുള്ള വാങ്ങല്‍ ആയതിനാല്‍ കൃത്യമായ ഫയല്‍ മാനേജ്‌മെന്റും യൂസര്‍ മാനേജ്‌മെന്റും ക്രമീകരിച്ചാണു ജെം പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നത്. പ്രൈമറി യൂസര്‍, സെക്കണ്ടറി യൂസര്‍ എന്ന പേരില്‍ രണ്ടുതരം യൂസര്‍മാരെയാണു ജെമ്മില്‍ സൃഷ്ടിക്കേണ്ടത്. സ്ഥാപനങ്ങളുടെ കാര്യത്തില്‍ പ്രൈമറി യൂസര്‍ ഓഫീസ് തലവനും സെക്കണ്ടറി യൂസര്‍ കീഴുദ്യോഗസ്ഥരുമായിരിക്കും.
സഹകരണ സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കു രജിസ്റ്റര്‍ ചെയ്യാന്‍ കേന്ദ്ര സര്‍ക്കാര്‍ തീരുമാനത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ പോര്‍ട്ടലില്‍ ആവശ്യമായ മാറ്റം വരുത്തും. ആധാര്‍ നമ്പര്‍, ആധാറുമായി ബന്ധിച്ച മൊബൈല്‍ നമ്പര്‍, ഗവ. ഇ. മെയില്‍ ഐ.ഡി. എന്നിവ ഉപയോഗിച്ചാണു രജിസ്േ്രടഷന്‍. എക് ്‌സല്‍ ഫോര്‍മാറ്റ് പൂരിപ്പിച്ച് ഐ.ടി. മിഷനിലേക്ക് ഇ. മെയില്‍ ചെയ്‌തോ എന്‍.ഐ.സി. പ്രത്യേക വെബ്‌സൈറ്റില്‍ പ്രവേശന ഫോറം പൂരിപ്പിച്ചോ ആണു സര്‍ക്കാര്‍ ജീവനക്കാര്‍ ഗവ. ഇ. മെയില്‍ ഐ.ഡി. എടുക്കുന്നത്. സഹകരണ ജീവനക്കാര്‍ക്കും ഔദ്യോഗിക മെയില്‍ ഐ.ഡി. സൗകര്യം വരും. ഗവ. മെയില്‍ ഐ.ഡി. നല്‍കുന്നതു ജീവനക്കാര്‍ക്കാണ്, സ്ഥാപനത്തിനല്ല.
കേരളത്തില്‍ വന്നത് 2018 ല്‍
2016 ല്‍ ജെം വഴിയുള്ള വാങ്ങല്‍ നടപടികള്‍ കേന്ദ്ര സര്‍ക്കാര്‍ സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ ആരംഭിച്ചെങ്കിലും 2018 ഏപ്രില്‍ 18 ലെ 2 / 2018 എസ്.പി.ഡി. നമ്പര്‍ സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവിലാണു കേരളത്തിലെ സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസുകളിലും തദ്ദേശഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളിലും ജെം വഴി വാങ്ങാന്‍ സര്‍ക്കാര്‍ നടപടി സ്വീകരിച്ചത്. കേരള സ്റ്റോര്‍ പര്‍ച്ചേസ് മാന്വലില്‍ പുതിയ അധ്യായം ഉള്‍പ്പെടുത്തി. 26.04.2019 ലെ 20 / 2019 എസ്.പി.ഡി. നമ്പര്‍ സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവ് വഴി 25,000 രൂപക്കു മുകളിലുള്ള പര്‍ച്ചേസ് ജെം വഴിയാവണമെന്നു കര്‍ശന നിര്‍ദേശം നല്‍കി. കേന്ദ്ര സര്‍ക്കാര്‍ തീരുമാനം വന്നതോടെ സംസ്ഥാന സഹകരണ വകുപ്പും സഹകരണ സ്ഥാപനങ്ങള്‍ ജെം വഴി സാധനങ്ങള്‍ സംഭരിക്കണമെന്ന ഉത്തരവ് പുറപ്പെടുവിക്കേണ്ടതുണ്ട്. സംസ്ഥാനത്തെ സര്‍ക്കാര്‍, പൊതു മേഖല, തദ്ദേശഭരണ സ്ഥാപനങ്ങള്‍ സ്റ്റോര്‍ പര്‍ച്ചേസിനു കേരള ഫിനാന്‍ഷ്യല്‍ കോഡും 2013 ലെ കേരള സ്റ്റോര്‍ പര്‍ച്ചേസ് മാന്വലും പിന്തുടരണമെന്നു സര്‍ക്കാര്‍ കര്‍ശന നിലപാടെടുത്തിട്ടുണ്ട്. എന്നാല്‍, സഹകരണ സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കു പര്‍ച്ചേസില്‍ ഏറെ സ്വാതന്ത്ര്യം സഹകരണ വകുപ്പ് അനുവദിക്കുന്നുണ്ട്. ടെണ്ടര്‍ / ക്വട്ടേഷന്‍ നടപടിക്രമങ്ങളില്‍ ഗുരുതരമായ വീഴ്ച്ചകളുണ്ടാവുമ്പോഴോ പരാതികള്‍ ഉയരുമ്പോഴോ ആണു സഹകരണ സ്ഥാപനങ്ങളുടെ ഓഡിറ്റ് റിപ്പോര്‍ട്ടുകളില്‍ പര്‍ച്ചേസ് സംബന്ധിച്ച പരാമര്‍ശങ്ങള്‍ കടന്നുവരുന്നത്. കമ്പ്യൂട്ടറൈസേഷനുമായി ബന്ധപ്പെട്ട സാധനങ്ങള്‍ സംസ്ഥാന സര്‍ക്കാറിന്റെ സി.പി.ആര്‍.സി.എസ.് എന്ന പോര്‍ട്ടലില്‍ നിന്നു കര്‍ശനമായും വാങ്ങണമെന്ന സര്‍ക്കാര്‍ നിര്‍ദേശവും സഹകരണ സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കു ബാധകമാക്കിയിട്ടില്ല.