ഗുണമേന്മയും വിതരണ സമയവും പ്രധാനം
സാധനങ്ങളുടെ സംഭരണം പരമാവധി സുതാര്യമാക്കുക
എന്ന ലക്ഷ്യത്തോടെ രൂപം കൊടുത്തിട്ടുള്ള കേരള സ്റ്റോഴ്‌സ്
പര്‍ച്ചേസ് മാന്വലിനു കാലികമായ മാറ്റങ്ങളും കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കലുകളും
അതതു സമയത്തുതന്നെ നടക്കാറുണ്ട്. പൊതുപണവും
സഹകാരികളുടെ പണവും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന
സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കു പര്‍ച്ചേസിനു പിന്തുടരാവുന്ന
മികച്ച മാര്‍ഗരേഖയാണ് സ്റ്റോഴ്‌സ് പര്‍ച്ചേസ് മാന്വല്‍
എന്ന കാര്യത്തില്‍ ആര്‍ക്കും തര്‍ക്കമുണ്ടാവില്ല.
ടെണ്ടര്‍ ലഭിച്ച കരാറുകാരന്‍ നിശ്ചിത സമയപരിധിക്കകം ഗുണമേന്മയോടെ സാധനം നല്‍കുക എന്നതാണു സ്റ്റോര്‍ പര്‍ച്ചേസ് നടപടിക്രമങ്ങളുടെ സുപ്രധാന ഘട്ടം. അതിനാല്‍ വിതരണകാലാവധി, സേവനപൂര്‍ത്തീകരണം എന്നിവയില്‍ കൃത്യമായ തീയതി കരാറില്‍ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. ‘പെട്ടെന്ന്’, ‘ കഴിയുന്നത്ര വേഗത്തില്‍ ‘ തുടങ്ങിയ പദപ്രയോഗങ്ങള്‍ വിതരണസമയത്തെ സൂചിപ്പിക്കാന്‍ കരാറില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തരുത്. സ്റ്റോറുകളുടെ സ്വഭാവം, ഗതാഗതസൗകര്യങ്ങള്‍, വാങ്ങുന്ന ആളുടേയും വില്‍ക്കുന്ന ആളുടേയും സ്ഥലം തുടങ്ങിയവ പരിഗണിച്ചാണു വിതരണനിബന്ധനകള്‍ നിശ്ചയിക്കുന്നത്. ഗുണനിലവാരമുള്ളതും പ്രവര്‍ത്തനക്ഷമവും കരാറിനനുസൃതവും വാങ്ങുന്നയാള്‍ക്ക് എല്ലാ അര്‍ഥത്തിലും തൃപ്തികരവുമായ സാധനങ്ങളാണു നല്‍കേണ്ടത്. സാധനത്തിന്റെ ഒരു മാതൃക മുന്‍കൂറായി കരാറുകാരന്‍ സമര്‍പ്പിക്കണമെന്നു ടെണ്ടര്‍നിബന്ധനയുണ്ടെങ്കില്‍ അതു പാലിക്കേണ്ടതാണ്. സമയപരിധിക്കകം മാതൃക സമര്‍പ്പിക്കാന്‍ കരാറുകാരനു കഴിഞ്ഞില്ലെങ്കില്‍ കരാര്‍ റദ്ദാക്കാവുന്നതാണ്. ടെണ്ടര്‍ അംഗീകാരത്തിലെ വിതരണസമയവും തീയതിയും കരാറിന്റെ പ്രധാന ഘടകമാണ്. നിശ്ചിത കാലാവധിക്കുള്ളില്‍ സാധനം നല്‍കാന്‍ കഴിയാത്ത സാഹചര്യമുണ്ടെങ്കില്‍ കാലാവധി നീട്ടുന്നതിനുള്ള അപേക്ഷ വിതരണക്കാരന്‍ പര്‍ച്ചേസിങ് അധികാരിക്കു സമര്‍പ്പിക്കേണ്ടതാണ്. അപേക്ഷയില്‍ ചൂണ്ടിക്കാട്ടിയ കാരണങ്ങള്‍ ന്യായമാണെങ്കില്‍ കാലാവധി നീട്ടിക്കൊടുക്കാവുന്നതാണ്. അപേക്ഷ നിരസിക്കുകയാണെങ്കില്‍ വൈകിയുള്ള വിതരണത്തിനു കരാര്‍പ്രകാരമുള്ള പിഴ ചുമത്താവുന്നതാണ്.
വിദേശത്തുനിന്നു സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങുമ്പോള്‍ പ്രത്യേക കരാറില്ലെങ്കില്‍ ഇന്റര്‍നാഷണല്‍ ചേംബര്‍ ഓഫ് കൊമേഴ്‌സ് അംഗീകരിച്ച അന്താരാഷ്ട വാണിജ്യനിബന്ധനകള്‍ പാലിക്കണ്ടതാണ്. വിവിധ രാജ്യങ്ങളിലുള്ള വാങ്ങുന്നവര്‍ക്കും വില്‍ക്കുന്നവര്‍ക്കും ബാധകമായ കടമകള്‍, ബാധ്യതകള്‍ മുതലായവ ഉള്‍ക്കൊള്ളുന്ന ചട്ടങ്ങളാണ് ഇന്‍കോടേംസ്. യു.എന്‍. അംഗീകരിച്ച ചട്ടങ്ങളാണിത്.
ഫോഴ്‌സ്
മജുര്‍
വിതരണക്കാരന്റെയോ വാങ്ങുന്ന ആളുടേയോ പരിധിക്കപ്പുറമുള്ളതോ മുന്‍കൂട്ടി കാണാന്‍ കഴിയാത്തതോ ആയ സംഭവങ്ങളെയാണു ഫോഴ്‌സ് മജുര്‍ എന്ന പദം കൊണ്ട് ഉദ്ദേശിക്കുന്നത്. യുദ്ധം, അട്ടിമറി, ലോക്കൗട്ട്, പകര്‍ച്ചവ്യാധി, ആഭ്യന്തരപ്രക്ഷോഭം തുടങ്ങിയവ മൂലം വിതരണക്കാരനു സാധനം സപ്ലൈ ചെയ്യാന്‍ കഴിയാതിരിക്കുന്ന അവസരത്തിലാണു ഫോഴ്‌സ് മജുര്‍ നിബന്ധനയുടെ പ്രസക്തി. ഇത്തരം നിബന്ധന കരാറില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയാല്‍ വിതരണക്കാരനു കാലതാമസം മൂലമുണ്ടാവുന്ന ബാധ്യതകള്‍ ഒഴിവാക്കാനാവും. ഒരു ഫോഴ്‌സ് മജുര്‍ സാഹചര്യമുണ്ടായി 21 ദിവസത്തിനകം വിതരണക്കാരന്‍ ആ വിവരം വാങ്ങുന്നയാളെ അറിയിക്കണം. ഫോഴ്‌സ് മജുര്‍ സാഹചര്യം 60 ദിവസത്തിലധികം നീണ്ടുനിന്നാല്‍ ഇരുകൂട്ടര്‍ക്കും പരസ്പരസമ്മതത്തോടെ സാമ്പത്തികബാധ്യതകളില്ലാതെ കരാറില്‍നിന്നു പിന്‍വാങ്ങാവുന്നതാണ്. വാങ്ങുന്നയാള്‍ക്കും ഫോഴ്‌സ് മജുര്‍ സാഹചര്യങ്ങളില്‍ വിതരണക്കാരനെ വിവരമറിയിച്ച് ഇടപാടുകള്‍ തല്‍ക്കാലത്തേക്കു മാറ്റിവെക്കാനാവും.
വീഴ്ച പറ്റിയാല്‍
നഷ്ടപരിഹാരം
വിതരണക്കാരന്റെ വീഴ്ചമൂലം സാധനം നല്‍കാന്‍ കഴിയാത്ത സാഹചര്യമുണ്ടായാല്‍ വാങ്ങുന്നയാള്‍ക്ക് ഉചിതമായ നഷ്ടപരിഹാരം ലഭിക്കുന്ന വിധത്തില്‍ കരാറില്‍ വ്യവസ്ഥയുണ്ടായിരിക്കേണ്ടതാണ്. വിതരണം വൈകിയതിനു തൃപ്തികരമായ കാരണം ബോധിപ്പിച്ച് കാലാവധി നീട്ടിവാ ങ്ങാത്ത കരാറുകാരനില്‍നിന്നു വൈകി വിതരണം ചെയ്ത സാധനത്തിന്റെ മൂല്യത്തിന്റെ 0.5 ശതമാനം മുതല്‍ 10 ശതമാനംവരെ പിഴ ഈടാക്കാവുന്നതാണ്. കൃത്യവിലോപം നടത്തിയ വിതരണക്കാരനു രേഖാമൂലം നോട്ടീസ് നല്‍കാനും പര്‍ച്ചേസ് അധികാരി ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതാണ്. വിതരണക്കാരന്‍ പാപ്പരാവുന്നതു വാങ്ങുന്നയാളെ പ്രതികൂലമായി ബാധിക്കുന്നുവെങ്കില്‍ കരാറില്‍ നിന്നു പിന്‍വാങ്ങാന്‍ വാങ്ങുന്നയാള്‍ക്ക് അവകാശമുണ്ടായിരിക്കും.
ഗുണനിലവാര
പരിശോധന
വിതരണം ഏറ്റെടുത്തയാള്‍ കരാര്‍പ്രകാരമുള്ള കൃത്യതയിലും ഗുണനിലവാരത്തിലുമാണു സാധനങ്ങള്‍ നല്‍കിയത് എന്നുറപ്പു വരുത്തേണ്ടതു വാങ്ങുന്നയാളാണ്. ഇതിനായി അവലംബിക്കുന്ന പരിശോധനാരീതികളുടെ വിശദാംശങ്ങള്‍ കരാറില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. സാങ്കേതിക സ്വഭാവമുള്ള യന്ത്രങ്ങള്‍, ഉപകരണങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയവ വാങ്ങുമ്പോള്‍ യോഗ്യതയും ക്ഷമതയുമുള്ള വ്യക്തികള്‍ പരിശോധന നടത്തേണ്ടതാണ്. വാങ്ങുന്ന സ്ഥാപനത്തില്‍ ഇതിനനുയോജ്യരായവരില്ലെങ്കില്‍ പുറമെനിന്നുള്ള ഏജന്‍സികളില്‍ നിന്നു ക്ഷമതയുളള പ്രൊഫഷണലുകളുടെ സേവനം സ്വീകരിക്കാവുന്നതാണ്. സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ കമ്പ്യൂട്ടറുകളും മറ്റും വാങ്ങുമ്പോള്‍ ഹാര്‍ഡ്‌വെയര്‍, സോഫ്റ്റ്‌വെയര്‍ രംഗത്തെ വിദഗ്ധരുടെ സേവനം ഉപയോഗപ്പെടുത്തി പരിശോധന നടത്തിയില്ലെങ്കില്‍ ഇത്തരം സാധനങ്ങളില്‍ പിന്നീട് പോരായ്മകള്‍ കണ്ടെത്തിയാല്‍ ഉത്തരവാദിത്വം വാങ്ങല്‍ നടത്തിയ ഉദ്യോഗസ്ഥന്റേതായി മാറും. നേരത്തേ ഹാജരാക്കിയ മാതൃകയില്‍നിന്നു വ്യതിചലിച്ച് ഗുണമേന്മ കുറഞ്ഞതോ കേടുപാടുകള്‍ സംഭവിച്ചതോ ആയ സാധനങ്ങള്‍ വിതരണം ചെയ്താല്‍ സ്വീകരിക്കാതെ തിരിച്ചയക്കണം. യന്ത്രങ്ങളുടെ കാര്യത്തില്‍ അയക്കുന്നതിനു മുമ്പും അയച്ചതു കൈപ്പറ്റുമ്പോഴും സ്ഥാപിച്ച് കമ്മീഷന്‍ ചെയ്തശേഷവും പരിശോധിക്കാനുള്ള നിബന്ധന കരാറില്‍ വേണം. വാങ്ങുന്നയാളുടെ പരിശോധനയെക്കുറിച്ച് വിതരണക്കാരനു പരാതിയുണ്ടായാല്‍ സംയുക്ത പരിശോധനക്കു നടപടി സ്വീകരിക്കേണ്ടതാണ്.
പണം
അനുവദിക്കല്‍
സാധനങ്ങള്‍ നല്‍കുന്ന കരാറുകാരനു പണമനുവദിക്കുന്ന കാര്യത്തിലും നിരവധി നിബന്ധനകള്‍ കേരള സ്റ്റോഴ്‌സ് പര്‍ച്ചേസ് മാന്വല്‍ നിര്‍ദേശിക്കുന്നുണ്ട്. വിതരണകാലയളവ് 18 മാസത്തില്‍ കൂടാത്ത കാലയളവിലുള്ള ടെണ്ടറുകള്‍ ക്ഷണിക്കുമ്പോഴും കരാര്‍ ഉറപ്പിക്കുമ്പോഴും സ്ഥിരവില രീതിയാണു സ്വീകരിക്കേണ്ടത്. എന്നാല്‍, അസ്ഥിരമായ വിലയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലാണു കരാര്‍ ഉറപ്പിക്കുന്നതെങ്കില്‍ ടെണ്ടര്‍ അന്വേഷണരേഖകളില്‍ ഉചിതമായ വിലവ്യതിയാന സൂത്രവാക്യംകൂടി ഉള്‍പ്പെടുത്തണം. ഗണ്യമായ ഇറക്കുമതിഘടകങ്ങളും നീണ്ട വിതരണകാലയളവുമുള്ള കരാറില്‍ ധനകാര്യ വകുപ്പുമായി ആലോചിച്ച് വിദേശ വിനിമയനിരക്ക് വ്യതിയാനനിബന്ധന ഉള്‍പ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.
ഇറക്കുമതി ചെയ്യുന്ന സാധനങ്ങളുടെ കാര്യത്തില്‍ കസ്റ്റംസ് തീരുവ സംബന്ധിച്ച് വ്യക്തമായ നിബന്ധനകള്‍ ടെണ്ടര്‍രേഖകളിലും കരാറിലും ഉള്‍പ്പെടുത്തണം. ശാസ്ത്ര സാങ്കേതിക ഉപകരണങ്ങള്‍, ആശുപത്രി ഉപകരണങ്ങള്‍, ഗവേഷണസ്ഥാപനം ഇറക്കുമതി ചെയ്യുന്ന ഉപഭോഗവസ്തുക്കള്‍ തുടങ്ങിയവക്കു നിബന്ധനകളോടെ കസ്റ്റംസ് തീരുവകളില്‍ സര്‍ക്കാര്‍ നല്‍കുന്ന ഇളവുകളെപ്പറ്റി ശരിയായ ധാരണ പര്‍ച്ചേസ് നടത്തുന്നവര്‍ക്ക് ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ടതാണ്. സാധനങ്ങള്‍ വിതരണം നടത്തിയ ശേഷമാണു പൊതുവെ പണം അനുവദിക്കേണ്ടത്. എന്നാല്‍, വിലപിടിപ്പുള്ള ഉപകരണങ്ങളുടെ അറ്റകുറ്റപ്പണി, ഫാബ്രിക്കേഷന്‍ കരാര്‍, ടേണ്‍കീ കരാര്‍ എന്നിവക്കു കരാര്‍ത്തുകയുടെ നിശ്ചിത ശതമാനം ഉപാധികളോടെ മുന്‍കൂര്‍ അനുവദിക്കാന്‍ വ്യവസ്ഥയുണ്ട്. പുതുതായി വന്ന സാധനങ്ങള്‍ സ്റ്റോക്ക് രജിസ്റ്ററില്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയശേഷമേ പണം അനുവദിക്കാവൂ. സ്റ്റോക്ക് രജിസ്റ്ററില്‍ ചേര്‍ത്തതുസംബന്ധിച്ച സാക്ഷ്യപത്രം ബില്ലില്‍ രേഖപ്പെടുത്തണം. സാധനം ലഭ്യമാക്കി രണ്ടു മാസത്തിനകം തുക നല്‍കണം. വിദേശവിതരണക്കാര്‍ക്ക് ഇന്ത്യന്‍ രൂപയിലേ തുക അനുവദിക്കാവൂ. പണമനുവദിക്കാന്‍ ഇലക്ടോണിക് ഫണ്ട് ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ രീതികള്‍ ഉപയോഗപ്പെടുത്താവുന്നതാണ്.
മറ്റു
വാങ്ങല്‍രീതികള്‍
സ്ഥിരമായി ആവശ്യമുള്ളതും നിരക്കില്‍ വലിയ ഏറ്റക്കുറച്ചിലുകള്‍ ഇല്ലാത്തതുമായ സാധനങ്ങള്‍ റണ്ണിങ് കോണ്‍ട്രാക്ട് രീതിയില്‍ വാങ്ങാവുന്നതാണ്. ഏകദേശ അളവില്‍ നിശ്ചയിക്കപ്പെടുന്ന നിരക്കില്‍ ഒരു പ്രത്യേക കാലയളവിലേക്കു സ്റ്റോറുകള്‍ വിതരണം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള കരാറാണു റണ്ണിങ് കോണ്‍ട്രാക്ട്. ഒരു വര്‍ഷത്തേക്കോ കുറഞ്ഞ കാലയളവിലേക്കോ സാധനങ്ങള്‍ ഇടക്കിടെ വിതരണം ചെയ്യാമെന്ന നിബന്ധനയോടെയാണു റണ്ണിങ് കോണ്‍ട്രാക്ട്. കരാറില്‍ സൂചിപ്പിച്ച അളവിന്റെ 25 ശതമാനം കൂടുതലോ കുറച്ചോ വാങ്ങാന്‍ പര്‍ച്ചേസ് നടത്തുന്ന സ്ഥാപനത്തിന് അവകാശമുണ്ടാവും. ആഹാരസാധനങ്ങള്‍, വിറക്, കരി, ആയുര്‍വേദ മരുന്നുകള്‍ക്കുള്ള അസംസ്‌കൃതസാധനങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയവ ഈ രീതിയില്‍ സംഭരിക്കാറുണ്ട്. ടെണ്ടര്‍ ക്ഷണിക്കല്‍, ഇ.എം.ഡി, പെര്‍ഫോമന്‍സ് സെക്യൂരിറ്റി തുടങ്ങിയവ റണ്ണിങ് കോണ്‍ടാക്ടിലും നിര്‍ബന്ധമാണ്.
കേന്ദ്രസര്‍ക്കാറിന്റെ പര്‍ച്ചേസ് വിഭാഗമായ ഡി.ജി.എസ്. ആന്റ് ഡി. യും സംസ്ഥാനസര്‍ക്കാറിന്റെ സ്റ്റോര്‍ പര്‍ച്ചേ്‌സ് വകുപ്പും റേറ്റ് കോണ്‍ട്രാക്ട് നല്‍കുന്ന രീതി മുമ്പ് നിലവിലുണ്ടായിരുന്നു. വാഹനങ്ങള്‍, കമ്പ്യൂട്ടര്‍, ഓഫീസ് ഉപകരണങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയവയുടെ റേറ്റ് കോണ്‍ട്രാക്ട്‌രീതി ജെം അഥവാ ഗവ. ഇ മാര്‍ക്കറ്റ് പ്ലേസ് എന്ന പോര്‍ട്ടല്‍ വന്നതോടെ കേന്ദ്രസര്‍ക്കാര്‍ നിര്‍ത്തലാക്കുകയുണ്ടായി. ഇതു സംബന്ധിച്ച ഭാഗങ്ങള്‍ സ്റ്റോര്‍ പര്‍ച്ചേസ് മാന്വലില്‍നിന്നൊഴിവാക്കി 2019 ആഗസ്റ്റില്‍ സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവിറക്കിയിട്ടുണ്ട്.
ഗണ്യമായ സാമ്പത്തികനേട്ടം ഉറപ്പുവരുത്തി ടെണ്ടര്‍രീതിയില്‍നിന്നു വ്യതിചലിച്ച് വിതരണത്തില്‍ കൃത്യത പുലര്‍ത്തുന്ന വിതരണക്കാരുമായി വിലപേശി ധാരണയിലെത്തുന്ന രീതിയാണു നെഗോഷിയേറ്റഡ് കോണ്‍ട്രാക്ട്. പേറ്റന്റുള്ളതും ടെണ്ടര്‍രീതി സ്വീകരിക്കാന്‍ സാധിക്കാത്ത വിധത്തില്‍ പ്രത്യേകതയുള്ളതുമായ സാധനങ്ങള്‍ക്കാണ് ഈ രീതി സ്വീകരിക്കുന്നത്. സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങുന്നയാളും വിതരണക്കാരനും തമ്മില്‍ തര്‍ക്കങ്ങളുണ്ടാവുമ്പോള്‍ അതു പരിഹാരിക്കാനുള്ള രീതികളും നടപടികളും സ്റ്റോര്‍ പര്‍ച്ചേസ് മാന്വലില്‍ വിശദീകരിക്കുന്നുണ്ട്.
ബൈബാക്ക് ഓഫറും
ടേണ്‍കീ കരാറും
നിലവിലുള്ള പഴയ സാധനങ്ങള്‍ വിതരണക്കാര്‍ക്കു കൈമാറി പുതിയ സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങുന്ന രീതിയാണു ബൈബാക്ക് ഓഫര്‍. പഴയ സാധനങ്ങളുടെ വിലക്ഷമതയുളള അധികാരി നിശ്ചയിച്ച് വില്‍പ്പനവിവരം ടെണ്ടര്‍ രേഖകളില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തണം. പഴയ സ്റ്റോറുകള്‍ പരിശോധിക്കാന്‍ ടെണ്ടറില്‍ പങ്കെടുക്കുന്നവര്‍ക്കു സൗകര്യം നല്‍കണം. സ്റ്റോറുകളുടെ കരാറിന്റേയും പ്രവൃത്തിയുടെ കരാറിന്റേയും സമ്മിശ്ര രീതിയാണു ടേണ്‍കീ കോണ്‍ടാക്ട്. പ്ലാന്റിനാവശ്യമായ യന്ത്രങ്ങളും മറ്റും വിതരണം ചെയ്യുക, സ്ഥാപിക്കുക, പ്രവര്‍ത്തിപ്പിക്കുക, ഉദ്ദേശിക്കുന്ന ഗുണമേന്മയില്‍ ഉല്‍പ്പന്നം നിര്‍മിക്കുക തുടങ്ങിയവ ഇത്തരം കരാറില്‍പ്പെടും. പ്രീ- ബിഡ് കോണ്‍ഫ്രന്‍സ് വഴിയാണു ടേണ്‍കീ കരാറില്‍ കരാറുകാരുടെ സാങ്കേതികസംശയങ്ങള്‍ പരിഹരിക്കുന്നത്.
കരാറുകാരനുമായി വില പേശുന്നതു നിരുത്സാഹപ്പെടുത്തണം എന്നതാണു പൊതുനിലപാട്. എന്നാല്‍, കുറഞ്ഞ നിരക്ക് രേഖപ്പെടുത്തിയ കരാറുകാരന്റെത് (എല്‍ 1 ) സ്വീകാര്യമല്ലാത്ത നിരക്കാണെങ്കില്‍ എല്‍. 1 കരാറുകാരനുമായി വിലപേശല്‍ നടത്താവുന്നതാണ്. ഇത്തരം വിലപേശലില്‍ പര്‍ച്ചേസിങ് അധികാരി ഉദ്ദേശിക്കുന്ന നിലയിലേക്കു നിരക്ക് കുറച്ചാല്‍ കരാര്‍ ഉറപ്പിക്കാം. ടെണ്ടറില്‍ പങ്കെടുക്കുന്ന മുഴുവന്‍ കരാറുകാരേയും വിളിച്ചുവരുത്തി വില പേശുന്ന രീതി ചട്ടവിരുദ്ധമാണെന്നു സാരം. കരാറുകാര്‍ പരസ്പരം മത്സരിക്കുന്നതിനു പകരം ഒത്തുകളിച്ച് ടെണ്ടറില്‍ ഒരേനിരക്ക് രേഖപ്പെടുത്തുന്നതും ടെണ്ടറിന്റെ അടിസ്ഥാനതത്വങ്ങള്‍ക്കു വിരുദ്ധമാണ്. കരാറുകാര്‍ ഒത്തുകളിച്ചാല്‍ കര്‍ശനനടപടി സ്വീകരിക്കണമെന്നു സ്റ്റോഴ്‌സ് പര്‍ച്ചേസ് മാന്വല്‍ നിര്‍ദേശിക്കുന്നു.
സാധനങ്ങളുടെ സംഭരണം പരമാവധി സുതാര്യമാക്കുക എന്ന ലക്ഷ്യത്തോടെയാണു സ്റ്റോഴ്‌സ് പര്‍ച്ചേസ് മാന്വലിനു രൂപം നല്‍കിയിയിരിക്കുന്നത്. പൊതുപണവും സഹകാരികളുടെ പണവും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കു പര്‍ച്ചേസിനു പിന്തുടരാവുന്ന മികച്ച മാര്‍ഗരേഖയാണു സ്റ്റോഴ്‌സ് പര്‍ച്ചേസ് മാന്വല്‍. കാലികമായ മാറ്റങ്ങളും കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കലുകളും അതതു സമയത്തുതന്നെ നടക്കുന്നു എന്നതും മാന്വലിന്റെ പ്രാധാന്യം വര്‍ധിപ്പിക്കുന്നു ( അവസാനിച്ചു ).