സ്റ്റോഴ്‌സ് പര്‍ച്ചേസ് മാന്വലും സുതാര്യമായ സംഭരണവും
സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങുമ്പോള്‍ പാലിക്കേണ്ട നടപടിക്രമങ്ങള്‍ വിശദമായി പ്രതിപാദിക്കുന്ന കേരള സ്റ്റോഴ്‌സ് പര്‍ച്ചേസ് മാന്വല്‍ സര്‍ക്കാര്‍ സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കു മാത്രമല്ല സഹകരണ സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കും സ്വകാര്യ സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കുമൊക്കെ സുതാര്യമായ പര്‍ച്ചേസിനു വഴികാട്ടിയാണ്. കാലികമായ വിഷയങ്ങളില്‍ സ്റ്റോഴ്‌സ് പര്‍ച്ചേസ് വകുപ്പ് അതതു സമയം ഉത്തരവുകളും സര്‍ക്കുലറുകളും പുറപ്പെടുവിക്കാറുണ്ട്. കേരള സ്റ്റോര്‍ പര്‍ച്ചേസ് മാന്വലിലെ പ്രസക്തമായ ഖണ്ഡികകള്‍ പരിശോധിച്ച് തയാറാക്കിയ ലേഖനം മൂന്നു ലക്കങ്ങളിലായിവായിക്കാം.
പൊതുപണം വിനിയോഗിച്ച് സാധനങ്ങളും സേവനങ്ങളും സമാഹരിക്കുമ്പോള്‍ സുതാര്യത, ഗുണമേന്മ, മത്സരം, മിതവ്യയം, കാര്യക്ഷമത, ഫലപ്രാപ്തി, ഉത്തരവാദിത്തം തുടങ്ങി നിരവധി ഘടകങ്ങള്‍ ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതുണ്ട്. സഹകരണ സ്ഥാപനങ്ങള്‍ സാധനങ്ങളുടെ സമാഹരണത്തിനിറങ്ങുമ്പോഴും മേല്‍പ്പറഞ്ഞ ഘടകങ്ങള്‍ പ്രസക്തമാണ്. സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങുന്നതില്‍ നടപടിക്രമങ്ങള്‍ പാലിക്കാത്തത് ആക്ഷേപങ്ങള്‍ക്കും ആരോപണങ്ങള്‍ക്കും കാരണമാവാറുണ്ട്. ക്വട്ടേഷന്‍ നോട്ടീസ് തയാറാക്കി ഫയലില്‍ സൂക്ഷിക്കുകയും മൂന്നു ക്വട്ടേഷനുകള്‍ ലഭ്യമാക്കുകയും ചെയ്താല്‍ പര്‍ച്ചേസ് നടപടിക്രമങ്ങള്‍ പൂര്‍ത്തിയായെന്നു വിശ്വസിക്കുന്നവരുണ്ട്. ചെറിയ സ്റ്റേഷനറി സാധനങ്ങള്‍ തൊട്ട് കോടികള്‍ വിലവരുന്ന യന്ത്രങ്ങള്‍ വരെ വാങ്ങാന്‍ ഒരേ നടപടിക്രമങ്ങള്‍തന്നെ പിന്തുടരുന്നവരുമുണ്ട്. സ്വകാര്യ പര്‍ച്ചേസില്‍ കാണിക്കുന്ന കരുതലും ജാഗ്രതയും പൊതുപണം ഉപയോഗിക്കുമ്പോഴും കാണിക്കണമെന്ന പൊതുതത്വം വിസ്മരിക്കപ്പെടുന്ന അവസ്ഥയുണ്ട്.
ഗവ. ഇ മാര്‍ക്കറ്റ് പ്ലേസ് അഥവാ ജെം ( GeM ) ഉള്‍പ്പെടെ ഒട്ടനവധി മാറ്റങ്ങള്‍ അടുത്ത കാലത്തു സ്റ്റോഴ്‌സ് പര്‍ച്ചേസ് മേഖലയില്‍ വരികയും ഇതില്‍ പലതും സഹകരണ മേഖലക്കുകൂടി ബാധകമാവുകയും ചെയ്തതോടെ സാധനങ്ങളുടെ സമാഹരണം കൂടുതല്‍ ശ്രദ്ധയോടെ നടത്താന്‍ സഹകരണ സ്ഥാപനങ്ങളും നിര്‍ബന്ധിതമായിരിക്കുകയാണ്. മാത്രമല്ല, പുതിയ സഹകരണ ഓഡിറ്റ് മാന്വല്‍ നടപ്പാക്കുന്നതോടെ സ്റ്റോഴ്‌സ് പര്‍ച്ചേസ് ഇടപാടുകള്‍ കൂടുതല്‍ ശക്തമായ പരിശോധനക്കും വിധേയമാവും. സാമ്പത്തിക നഷ്ടവും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നവര്‍ക്കു ബാധ്യതയും വരുന്നതിനാല്‍ വാങ്ങല്‍ നടപടിക്രമങ്ങള്‍ പൂര്‍ണമായും മനസ്സിലാക്കേണ്ടതുണ്ട്.
സ്റ്റോഴ്‌സ് പര്‍ച്ചേസ് നടപടികളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പദാവലിയില്‍ത്തന്നെ അടുത്ത കാലത്തു പുതിയ വാക്കുകള്‍ കടന്നുവന്നിട്ടുണ്ട്. ക്വട്ടേഷന്‍, ടെണ്ടര്‍, നിരതദ്രവ്യം, പെര്‍ഫോമന്‍സ് സെക്യൂരിറ്റി, പ്രൈസ് പ്രിഫറന്‍സ്, ടോളറന്‍സ് ക്ലോസ്, ഫേംനസ് പിരീഡ്, ഫോഴ്‌സ് മജുര്‍, ബൈബാക്ക് സിസ്റ്റം, ടേണ്‍ കീ കോണ്‍ട്രാക്ട്, ടു ബിഡ് സിസ്റ്റം, റേറ്റ് കോണ്‍ട്രാക്ട്, റണ്ണിങ് കോണ്‍ട്രാക്ട്, എ.എം.സി. തുടങ്ങി പുതിയതും പഴയതുമായ പദാവലിയില്‍ പര്‍ച്ചേസ് നടത്തുന്നവര്‍ക്കു ധാരണ അനിവാര്യമാണ്. സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങുമ്പോള്‍ പാലിക്കേണ്ട നടപടിക്രമങ്ങള്‍ വിശദമായി പ്രതിപാദിക്കുന്ന കേരള സ്റ്റോഴ്‌സ് പര്‍ച്ചേസ് മാന്വല്‍ സര്‍ക്കാര്‍ സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കു മാത്രമല്ല സഹകരണ സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കും സ്വകാര്യ സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കുമൊക്കെ സുതാര്യമായ പര്‍ച്ചേസിനു വഴികാട്ടിയാണ്. കേരള ഫിനാന്‍ഷ്യല്‍ കോഡിലെ ആര്‍ട്ടിക്ക്ള്‍ 120 മുതല്‍ 162 വരെ സ്റ്റോഴ്‌സ് പര്‍ച്ചേസ് നടപടികള്‍ വിശദീകരിക്കുന്നുണ്ട്. ഇതിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള കേരള സ്റ്റോഴ്‌സ് പര്‍ച്ചേസ് മാന്വല്‍ 2013 ലാണു പുതുക്കി പ്രസിദ്ധീകരിച്ചത്. പിന്നീട് നിരവധി ഭേദഗതികളും കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കലും വരുത്തുകയുണ്ടായി. കാലികമായ വിഷയങ്ങളില്‍ സ്റ്റോഴ്‌സ് പര്‍ച്ചേസ് വകുപ്പ് അതതു സമയം ഉത്തരവുകളും സര്‍ക്കുലറുകളും പുറപ്പെടുവിക്കുന്നുണ്ട്.
എന്താണ്
സ്റ്റോഴ്‌സ് ?
പൊതുസേവനം നടത്തുന്ന ജീവനക്കാരന്റെ കൈവശം വരുന്ന പണം, രേഖകള്‍ എന്നിവ ഒഴികെയുള്ള എല്ലാ വസ്തുക്കളേയും സ്റ്റോഴ്‌സ് ആയി പരിഗണിക്കും. യന്ത്രസാമഗ്രികളുടെയും കമ്പ്യൂട്ടറുകളുടെയും മറ്റും അറ്റകുറ്റപ്പണിക്കുള്ള സേവനം (എ.എം.സി) സ്റ്റോഴ്‌സിന്റെ നിര്‍വചനത്തില്‍പ്പെടുന്നു. മൃഗശാലയിലെ മൃഗങ്ങള്‍ക്കുള്ള ഭക്ഷണ സാധനങ്ങള്‍, ഇന്ധനം, ഭക്ഷ്യോല്‍പ്പന്നങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയ പലവക സാധനങ്ങള്‍ സ്റ്റോഴ്‌സില്‍ നിന്ന് ഒഴിവാക്കിയിട്ടുണ്ട്.
ഓരോ സ്ഥാപനത്തിലേക്കും സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങുമ്പോള്‍ ആവശ്യകത മുന്‍കൂട്ടി നിശ്ചയിക്കലും മിച്ചമുള്ള സാധനങ്ങള്‍ തിട്ടപ്പെടുത്തലും ഇന്‍ഡെന്റ് തയാറാക്കലും ഭരണാനുമതി നേടലും ഉള്‍പ്പെടെയുള്ള നടപടിക്രമങ്ങളിലൂടെ ആദ്യംതന്നെ കടന്നു പോവണം. ഓരോ സാമ്പത്തിക
വര്‍ഷാവസാനവും അടുത്ത സാമ്പത്തിക വര്‍ഷത്തേക്കാവശ്യമായ സാധനങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റ് തയാറാക്കണം. കഴിഞ്ഞ മൂന്നു മുതല്‍ അഞ്ചു വര്‍ഷം വരെയുള്ള ഉപഭോഗവും അടുത്ത വര്‍ഷത്തെ ബജറ്റ് വിഹിതവും അടിസ്ഥാനമാക്കിയാവണം പട്ടിക. പുതിയ സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങുംമുമ്പ് മിച്ചമുള്ള സാധനങ്ങളുടെ കണക്കെടുത്തു പ്രയോജനപ്പെടുത്താന്‍ നടപടി സ്വീകരിക്കണം. ആവശ്യമായ സ്റ്റോറുകളുടെ പട്ടികയുടെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ വാര്‍ഷിക ഇന്‍ഡെന്റ്് തയാറാക്കി ക്ഷമതയുള്ള അധികാരി ( Competent Authority ) യുടെ അനുമതി വാങ്ങുകയാണ് അടുത്ത ഘട്ടം. സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങുന്നതിനു ഫണ്ട് ലഭ്യമാണെന്നും ക്ഷമതയുള്ള അധികാരിയുടെ അല്ലെങ്കില്‍ സമിതിയുടെ അംഗീകാരം വാങ്ങി എന്നും ഓരോ പര്‍ച്ചേസിങ് ഉദ്യോഗസ്ഥനും ഉറപ്പുവരുത്തണം.
വാങ്ങല്‍
രീതികള്‍
സാധനങ്ങളുടെ സ്വഭാവം, അളവ്, മൂല്യം. വിതരണ കാലാവധി എന്നിവ അടിസ്ഥാനമാക്കിയാണു വാങ്ങല്‍രീതികള്‍ തീരുമാനിക്കുന്നത്. ക്വട്ടേഷന്‍ ക്ഷണിക്കാതെ വാങ്ങല്‍, ക്വട്ടേഷന്‍ ക്ഷണിച്ച് വാങ്ങല്‍, ടെണ്ടര്‍ ക്ഷണിച്ച് വാങ്ങല്‍ എന്നീ വാങ്ങല്‍ രീതികളാണു സ്റ്റോര്‍ പര്‍ച്ചേസ് മാന്വലില്‍ വിശദീകരിക്കുന്നത്. ഓരോ അവസരത്തിലും 15,000 രൂപ വരെ മൂല്യമുള്ള സാധനങ്ങള്‍ ക്വട്ടേഷനോ ടെണ്ടറോ ക്ഷണിക്കാതെ വാങ്ങാവുന്നതാണ്. ഈ രീതിയില്‍ വാങ്ങുമ്പോള്‍ വിശ്വസ്തനായ കച്ചവടക്കാരനില്‍ നിന്നു ഗുണനിലവാരവും സ്‌പെസിഫിക്കേഷനും ഉറപ്പു വരുത്തിയാണു വാങ്ങിയതെന്നു പര്‍ച്ചേസിങ് ഓഫീസര്‍ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തണം. സര്‍ക്കാര്‍ സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ നിന്നുള്ള വാങ്ങലുകള്‍, സര്‍ക്കാര്‍ നിര്‍ദേശിക്കുന്ന സ്‌പെഷ്യല്‍ പര്‍ച്ചേസ്, നിയന്ത്രിത ഉല്‍പ്പന്നങ്ങള്‍ വാങ്ങല്‍, പ്രകൃതിദുരന്തവും മറ്റുമുണ്ടാവുമ്പോള്‍ നടത്തുന്ന അടിയന്തര വാങ്ങല്‍, പകരം മറ്റൊന്നില്ലാത്ത കുത്തകസാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങല്‍ എന്നിവക്കു ക്വട്ടേഷനും ടെണ്ടറും ആവശ്യമില്ല.
എസ്റ്റിമേറ്റ് തുക 15,000 രൂപക്കും ഒരു ലക്ഷം രൂപക്കും ഇടയിലുള്ള വാങ്ങലിനു ക്വട്ടേഷന്‍ ക്ഷണിക്കേണ്ടതാണ്. സാധനം സപ്ലൈ ചെയ്യാനുള്ള നിബന്ധനകള്‍, സ്‌പെസിഫിക്കേഷന്‍ തുടങ്ങിയവ ക്വട്ടേഷന്‍ നോട്ടീസില്‍ വേണം. നോട്ടീസിന്റെ മാതൃക സ്റ്റോര്‍ പര്‍ച്ചേസ് മാന്വലില്‍ അനുബന്ധം 10 ലുണ്ട്. ലഘു ദര്‍ഘാസ് നോട്ടീസ് ഓഫീസിന്റെ നോട്ടീസ്‌ബോര്‍ഡിലും പൊതുസ്ഥലങ്ങളിലും സര്‍ക്കാര്‍ വെബ്‌സൈറ്റിലും പ്രസിദ്ധീകരിക്കണം. സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്ക് അവരുടെ ലറ്റര്‍ ഹെഡ്ഡില്‍ ക്വട്ടേഷന്‍ സമര്‍പ്പിക്കാം. ഇതിന് അഞ്ചു ദിവസം സമയമനുവദിക്കണം. കുറഞ്ഞതു മൂന്നു ക്വട്ടേഷന്‍ ലഭിച്ചിരിക്കണം.
ടെണ്ടറുകള്‍
മൂന്നു വിധം
ടെണ്ടറുകളെ ലിമിറ്റഡ് ടെണ്ടര്‍, ഓപ്പണ്‍ ടെണ്ടര്‍ (അഡ്വര്‍ടൈസ്ഡ് ടെണ്ടര്‍ ), സിംഗിള്‍ ടെണ്ടര്‍ ( പ്രൈവറ്റ് പര്‍ച്ചേസ് ) എന്നീ മൂന്നു വിഭാഗങ്ങളായി തിരിച്ചിട്ടുണ്ട്. വാങ്ങുന്ന സാധനത്തിന്റെ എസ്റ്റിമേറ്റ് മൂല്യം ഒരു ലക്ഷത്തിനും പത്തു ലക്ഷത്തിനും ഇടയിലാണെങ്കില്‍ ലിമിറ്റഡ് ടെണ്ടര്‍ രീതി സ്വീകരിക്കാവുന്നതാണ്. വ്യാപകമായി പരസ്യം നല്‍കി ടെണ്ടര്‍ സ്വീകരിക്കുന്നതു പൊതുതാല്‍പര്യത്തിന് എതിരാണെങ്കിലും നഷ്ടസാധ്യതയുണ്ടെങ്കിലും അടിയന്തര സ്വഭാവമുള്ള വാങ്ങലാണെങ്കിലും പത്തു ലക്ഷം രൂപക്കു മുകളിലും കാരണം രേഖപ്പെടുത്തി ലിമിറ്റഡ് ടെണ്ടര്‍ നടപടിയില്‍ സാധനം വാങ്ങാവുന്നതാണ്. വെബ് സൈറ്റിലൂടെ പ്രചരണം നല്‍കിയും വിതരണക്കാര്‍ക്കു ടെണ്ടര്‍ നോട്ടീസ് അയച്ചു കൊടുത്തുമാണു ലിമിറ്റഡ് ടെണ്ടറില്‍ മത്സരം ഉറപ്പു വരുത്തുന്നത്. മൂന്നില്‍ കൂടുതല്‍ സ്ഥാപനങ്ങളുടെ ടെണ്ടര്‍ ലഭിക്കുകയും വേണം.
ഓപ്പണ്‍
ടെണ്ടര്‍
വാങ്ങുന്ന സാധനത്തിന്റെ എസ്റ്റിമേറ്റ് തുക പത്തു ലക്ഷത്തില്‍ കൂടുതലാണെങ്കില്‍ ഓപ്പണ്‍ ടെണ്ടര്‍ രീതി സ്വീകരിക്കണം. ഉല്‍പ്പാദകരില്‍ നിന്നും വിതരണക്കാരില്‍ നിന്നും സാധനം വാങ്ങാമെങ്കിലും പ്രത്യേക ഉല്‍പ്പന്നങ്ങള്‍ വാങ്ങാന്‍ ഉല്‍പ്പാദകരില്‍ നിന്നുമാത്രം ടെണ്ടര്‍ സ്വീകരിക്കാന്‍ വ്യവസ്ഥയുണ്ട്. പരമാവധി പ്രചാരണം നല്‍കുക എന്നതാണ് ഓപ്പണ്‍ ടെണ്ടറിന്റെ അടിസ്ഥാന തത്വം. ഗസറ്റിലും വെബ്‌സൈറ്റിലും ലഘു ദര്‍ഘാസ് പ്രസിദ്ധീകരിക്കണം. വാങ്ങുന്ന സാധനത്തിന്റെ പ്രത്യേകതക്കനുസരിച്ച് മലയാളം, ഇംഗ്ലീഷ് പത്രങ്ങളില്‍ പരസ്യം ചെയ്യണം. പ്രാദേശികമായി മാത്രം ലഭിക്കുന്ന സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങാന്‍ പ്രാദേശിക പത്രങ്ങളില്‍ മാത്രം പരസ്യം ചെയ്താല്‍ മതി. വലിയ യന്ത്രങ്ങള്‍, ഇക്കുമതി ചെയ്യുന്ന വസ്തുക്കള്‍ തുടങ്ങിയവയുടെ കാര്യത്തില്‍ ഇംഗ്ലീഷിലുള്ള ദേശീയ ദിനപത്രങ്ങളില്‍ പരസ്യം നിര്‍ബന്ധമാണ്. കല്‍ക്കത്തയില്‍ നിന്നു പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്ന ഇന്ത്യന്‍ ട്രേഡ് ജര്‍ണലിലും പരസ്യം ചെയ്യാവുന്നതാണ്. കൂടാതെ, ടെണ്ടര്‍ നോട്ടീസ് നിര്‍മാണ, വിതരണ സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്ക് അയച്ചുകൊടുക്കണം.
വിദേശത്തു നിന്നു വാങ്ങുന്ന സാധനങ്ങളുടെ കാര്യത്തില്‍ എംബസിയുടെ സഹായം തേടാവുന്നതാണ്. എന്നാല്‍, 2017 ല്‍ കേന്ദ്ര സര്‍ക്കാര്‍ ഗ്ലോബല്‍ ടെണ്ടറിനു നിയന്ത്രണങ്ങള്‍ കൊണ്ടുവന്നശേഷം 2021 ല്‍ കേരള സ്റ്റോഴ്‌സ് പര്‍ച്ചേസ് മാന്വലിലും മാറ്റങ്ങള്‍ വരുത്തിയിട്ടുണ്ട്. 200 കോടി രൂപയില്‍ കൂടുതലുള്ള വാങ്ങലിനുമാത്രമേ ഗ്ലോബല്‍ ടെണ്ടര്‍ പാടുള്ളൂ. ഇതില്‍ ഇളവ് ലഭിക്കാന്‍ കേന്ദ്ര ധനകാര്യ വകുപ്പിന്റെ അനുമതി വേണം. ഇന്ത്യയുമായി കരയതിര്‍ത്തി പങ്കിടുന്ന രാജ്യങ്ങളിലെ വിതരണക്കാരില്‍ നിന്നു ടെണ്ടര്‍ സ്വീകരിക്കാനും നിയന്ത്രണങ്ങളുണ്ട്. ഓപ്പണ്‍ ടെണ്ടര്‍ വിളിക്കുമ്പോള്‍ സ്റ്റോറുകളുടെ ഗുണമേന്മ, സ്‌പെസിഫിക്കേഷന്‍, മറ്റു നിബന്ധനകള്‍ ഉള്‍ക്കൊള്ളുന്ന ടെണ്ടര്‍ ഫോറം വില ഈടാക്കി നല്‍കേണ്ടതുണ്ട്. ഇതിന്റെ മാതൃക സ്റ്റോഴ്‌സ് പര്‍ച്ചേസ് മാന്വലിന്റെ അനുബന്ധം രണ്ടിലുണ്ട്. ടെണ്ടര്‍ ഫോറത്തിന് ഈടാക്കേണ്ട വിലയും ജി.എസ്.ടി.യും നിശ്ചയിച്ചിട്ടുണ്ട്. ഒരു ലക്ഷം മുതല്‍ പത്തു ലക്ഷം വരെയുള്ള സാധാരണ ടെണ്ടറിന്റെ ഫോമിനു ടെണ്ടര്‍ത്തുകയുടെ O. 20 ശതമാനത്തെ നൂറിന്റെ അടുത്ത ഗുണിതത്തിലേക്കു നിജപ്പെടുത്തിയ തുകയാണ് ഈടാക്കേണ്ടത്. കുറഞ്ഞത് 400 രൂപയും പരമാവധി 1500 രൂപയുമാണ്. ബാധകമായ ജി.എസ്.ടി. വേറെയും നല്‍കണം. പത്തു ലക്ഷത്തില്‍ കൂടുതലാണെങ്കില്‍ ടെണ്ടര്‍ത്തുകയുടെ o.15 ശതമാനത്തെ നൂറിന്റെ അടുത്ത ഗുണിതത്തിലേക്കു നിജപ്പെടുത്തിയ തുകയാണു ഫോറം വില. പരമാവധി 25,000 രൂപയും ജി.എസ്.ടി.യുമാണ്. പ്ലാന്റ്, മെഷിനറി എന്നിവക്കു പത്തു ലക്ഷം രൂപ വരെ O.25 ശതമാനവും പത്തു ലക്ഷത്തിനു മുകളില്‍ 0.20 ശതമാനവും നൂറിന്റെ അടുത്ത ഗുണിതത്തിലേക്കു നിജപ്പെടുത്തണം.
ടെണ്ടര്‍
നടപടിക്രമങ്ങള്‍
തിരക്കു പിടിച്ച് തട്ടിക്കൂട്ടി നടത്താവുന്ന ഒന്നല്ല ടെണ്ടര്‍. വളരെ ശ്രദ്ധയോടെ നടപടിക്രമങ്ങള്‍ പാലിച്ചുകൊണ്ടു മാത്രമേ ടെണ്ടര്‍ ക്ഷണിക്കാവൂ. ടെണ്ടര്‍ ക്ഷണിക്കുമ്പോള്‍ പാലിക്കേണ്ട നടപടിക്രമങ്ങള്‍ സ്റ്റോര്‍ പര്‍ച്ചേസ് മാന്വല്‍ ഖണ്ഡിക 7.33 ല്‍ വിശദീകരിക്കുന്നുണ്ട്. സാമ്പത്തിക വര്‍ഷാവസാനം തിരക്കുപിടിച്ച വാങ്ങല്‍ ഒഴിവാക്കേണ്ടതാണ്. അടിയന്തരമായി ലഭിക്കേണ്ട സാധനങ്ങള്‍ക്കു മുന്‍ഗണന നല്‍കി പര്‍ച്ചേസ് നടത്തേണ്ടതാണ്. സാധനങ്ങളെ ശരിയായ രീതിയില്‍ തരംതിരിച്ച് പ്രത്യേകം ടെണ്ടറുകള്‍ ക്ഷണിക്കണം. അതായത് വ്യത്യസ്ത ഇനങ്ങളിലുള്ള സാധനങ്ങള്‍ ഒരു ടെണ്ടറില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്താന്‍ പാടില്ല. ഉദാഹരണമായി കമ്പ്യൂട്ടറും അനുബന്ധ സാധനങ്ങളും വാങ്ങുന്നതിനുള്ള ടെണ്ടറിനോടൊപ്പം വാഹനം, സ്റ്റേഷനറി സാധനങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയവയുടെ ടെണ്ടര്‍ പാടില്ല. സാധനത്തിന്റെ ആവശ്യകതയും അളവും ശരിയായി വിലയിരുത്തണം. ടെണ്ടര്‍ ക്ഷണിച്ച ശേഷം അളവ് ഗണ്യമായി മാറ്റരുത്. പേരുകള്‍ കൃത്യമായി മനസ്സിലാവുന്ന വിധത്തില്‍ സ്റ്റോറുകള്‍ ക്രമീകരിച്ച് സ്‌പെസിഫിക്കേഷന്‍ നല്‍കണം. ടെണ്ടറില്‍ പേറ്റന്റ് / ബ്രാന്റ് നെയിമുകളും കാറ്റലോഗ് നമ്പറും സൂചിപ്പിക്കരുത്. ടെണ്ടര്‍ ക്ഷണിച്ച ശേഷം സ്‌പെസിഫിക്കേഷനില്‍ മാറ്റം വരുത്തരുത്. ഐ.എസ്.ഐ. മുദ്രയുള്ളതും അഗ് മാര്‍ക്കിങ് ഉള്ളവയും ടെണ്ടറില്‍ പരിഗണിക്കപ്പെടണം. പ്ലാന്റ്, യന്ത്രങ്ങള്‍, പ്രത്യേക ഉപകരണങ്ങള്‍ എന്നിവയുടെ വിശദമായ സ്‌പെസിഫിക്കേഷനൊപ്പം ‘തത്തുല്യമായ ‘ എന്ന പദം ഉപയോഗിക്കണം. ടെണ്ടറില്‍ ഉള്‍പ്പെട്ട എല്ലാ ഇനങ്ങള്‍ക്കും പൂര്‍ണമായോ ഭാഗികമായോ വില രേഖപ്പെടുത്താന്‍ ടെണ്ടറില്‍ പങ്കെടുക്കുന്നവരെ അനുവദിക്കുന്നതു സംബന്ധിച്ച് പരാമര്‍ശിക്കണം. ടെണ്ടര്‍ വ്യവസ്ഥകളില്‍ കടത്തുകൂലി, ഇന്‍ഷൂറന്‍സ്, വാഹന വാടക തുടങ്ങിയവ ഉള്‍പ്പെടുത്തണം. ഇന്ത്യന്‍ കറന്‍സിയിലാണു തുക അനുവദിക്കുക എന്നു മുന്‍കൂട്ടി പറയണം.
ദൃഢതാ
കാലം
ടെണ്ടര്‍ സമര്‍പ്പിക്കാന്‍ മതിയായ സമയം നല്‍കണം. ഇന്ത്യന്‍ മാര്‍ക്കറ്റില്‍ ലഭിക്കുന്ന സാധനങ്ങള്‍ക്കു 15 ദിവസവും വിദേശത്തുനിന്ന് ഇറക്കുമതി ചെയ്യണ്ട സാധനങ്ങള്‍ക്കു രണ്ടു മാസവും വിദേശനിര്‍മിത പ്ലാന്റ്, മെഷിനറി എന്നിവയുടെ ഇറക്കുമതിയും സ്ഥാപിക്കലുമാണെങ്കില്‍ മൂന്നു മാസവുമാണു ടെണ്ടര്‍ സമര്‍പ്പിക്കാന്‍ അനുവദിക്കേണ്ട കുറഞ്ഞ സമയപരിധി. ടെണ്ടര്‍ ക്ഷണിക്കുമ്പോള്‍ ഫേംനസ് പിരീഡ് അഥവാ ദൃഢതാ കാലം വ്യക്തമാക്കേണ്ടതാണ്. ടെണ്ടറില്‍ പങ്കെടുക്കുന്ന ആള്‍ ഓഫര്‍ ചെയ്യുന്ന നിരക്കില്‍ ഉറച്ചുനില്‍ക്കുന്ന കാലമാണു ദൃഢതാകാലം. എല്ലാ നടപടിക്രമങ്ങളും സ്വീകരിച്ച് പര്‍ച്ചേസ് ഓര്‍ഡര്‍ നല്‍കുന്നതിനള്ള സമയം കണക്കിലെടുത്താവണം ദൃഢതാകാലം നിശ്ചയിക്കേണ്ടത്. മാര്‍ക്കറ്റില്‍ സാധനങ്ങളുടെ ഇടക്കിടെയുണ്ടാവുന്ന ഏറ്റക്കുറച്ചിലുകള്‍ ടെണ്ടറിനെ ബാധിക്കാതിരിക്കാനാണു ദൃഢതാകാലം. സാധാരണ സ്റ്റോറുകള്‍ക്കു രണ്ടു മാസവും പ്ലാന്റുകള്‍, യന്ത്രങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയവക്കു മൂന്നു മാസവും വലിയ തോതില്‍ വില മാറുന്ന സാധനങ്ങള്‍ക്ക് ഒരു മാസമോ അതില്‍ കുറവോ ആണ് ദൃഢതാകാലം നിശ്ചയിക്കാറുള്ളത്. ടെണ്ടര്‍ നടപടികള്‍ സമയബന്ധിതമായി പൂര്‍ത്തീകരിച്ച് ദൃഢതാ കാലത്തിനകം ഓര്‍ഡര്‍ നല്‍കി സാധനം വാങ്ങാത്തതുമൂലം നഷ്ടം സംഭവിച്ചാല്‍ പര്‍ച്ചേസിങ് ഓഫീസര്‍ക്കു ബാധ്യത വരും. സീല്‍ ചെയ്ത കവറുകളിലാണു ടെണ്ടര്‍ സ്വീകരിക്കേണ്ടത്. ഈ കവറുകള്‍ ഫയലില്‍ സൂക്ഷിക്കണം. ടെണ്ടര്‍ നോട്ടീസ് തയാറാക്കുമ്പോഴും ജാഗ്രത വേണം. സ്റ്റോറുകളുടെ വിവരവും സ്‌പെസിഫിക്കേഷനും അളവും ടെണ്ടര്‍ നോട്ടീസില്‍ പറയണം. വിതരണ കാലയളവും നിബന്ധനകളം, ടെണ്ടര്‍ ഫോറത്തിന്റെ വില, ടെണ്ടര്‍ രേഖകള്‍ കിട്ടുന്ന സ്ഥലം, സമയം, ടെണ്ടര്‍ സമര്‍പ്പിക്കാനുള്ള സമയപരിധി, ടെണ്ടറുകള്‍ തുറക്കുന്ന സ്ഥലം, തീയതി, സമയം, ഇ.എം.ഡി. തുക എന്നിവയും മറ്റു പ്രധാന വിവരങ്ങളും ടെണ്ടര്‍ നോട്ടീസില്‍ വ്യക്തമാക്കണം.
പ്രീ ബിഡ്
കോണ്‍ഫ്രന്‍സ്
വലിയ യന്ത്രങ്ങള്‍ സ്ഥാപിക്കുകയും അവ പ്രവര്‍ത്തിപ്പിച്ച് ഉല്‍പ്പാദനം നടത്തുകയും ചെയ്യുന്ന ടേണ്‍ കീ കരാറുകളുടേയും മറ്റും കാര്യത്തില്‍ പ്രീ ബിഡ് കോണ്‍ഫ്രന്‍സുകള്‍ ടെണ്ടര്‍ തീയതിക്കു മുമ്പ് നടത്തുന്നുവെങ്കില്‍ അക്കാര്യം ടെണ്ടര്‍ നോട്ടീസില്‍ പറയേണ്ടതാണ്. ടെണ്ടറില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയ യന്ത്രങ്ങളുടെ സ്‌പെസിഫിക്കേഷനിലോ മറ്റു കാര്യങ്ങളിലോ ടെണ്ടറില്‍ പങ്കെടുക്കുന്നവര്‍ക്ക് ഉണ്ടാകാവുന്ന സംശയങ്ങള്‍ ദുരീകരിക്കുന്നതിനാണു പ്രീ ബിഡ് കോണ്‍ഫ്രന്‍സ് നടത്തുന്നത്. ടെണ്ടര്‍ തുറക്കുന്നതിനു മുമ്പ് നടത്തുന്ന ഇത്തരം യോഗങ്ങളുടെ തീയതി, സമയം, സ്ഥലം എന്നിവ ടെണ്ടര്‍ രേഖകളില്‍ സൂചിപ്പിക്കണം.
ടെണ്ടര്‍ രേഖകള്‍ വിതരണം ചെയ്ത ശേഷം മാറ്റങ്ങള്‍ ആവശ്യമായി വരാറുണ്ട്. ടെണ്ടറില്‍ പിഴവുകള്‍ ശ്രദ്ധയില്‍പ്പെട്ടാലും മാറ്റങ്ങള്‍ വേണ്ടിവരും. ടെണ്ടര്‍ സമര്‍പ്പിക്കേണ്ട തീയതിക്കു മുമ്പുതന്നെ ഇത്തരം മാറ്റങ്ങള്‍ വരുത്തണം. മാറ്റങ്ങള്‍ക്കു വേണ്ടത്ര സമയമില്ലെങ്കില്‍ ടെണ്ടര്‍ സമര്‍പ്പിക്കാനുള്ള സമയം നീട്ടണം. ടെണ്ടര്‍ സമര്‍പ്പിച്ച ശേഷം ടെണ്ടറില്‍ കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കലുകള്‍ വരുത്താന്‍ ടെണ്ടററെ അനുവദിക്കാവുന്നതാണ്. എന്നാല്‍, അതു സമയപരിധിക്കകമാവണം. അസ്സല്‍ ടെണ്ടര്‍ സമര്‍പ്പിച്ചപോലെ മുദ്രവെച്ച കവറിലാണു കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കലുകളും മാറ്റങ്ങളും സമര്‍പ്പിക്കേണ്ടത്.
ടെണ്ടര്‍പെട്ടികള്‍ വഴിയോ അധികാരപ്പെടുത്തിയ ഉദ്യോഗസ്ഥനു നേരിട്ടോ ടെണ്ടര്‍ സ്വീകരിക്കാവുന്നതാണ്. ലഭിച്ച ടെണ്ടറുകള്‍ ഭദ്രമായി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്. സമയപരിധി കഴിഞ്ഞ് ലഭിക്കുന്ന ടെണ്ടറുകള്‍ സ്വീകരിക്കേണ്ടതില്ല. എന്നാല്‍, സമര്‍പ്പിക്കേണ്ട സമയപരിധിക്കു ശേഷവും തുറക്കേണ്ട സമയപരിധിക്കു മുമ്പും ലഭിക്കുന്ന പോസ്റ്റല്‍ ടെണ്ടറുകള്‍ നിജസ്ഥിതി പര്‍ച്ചേസിങ് ഓഫീസര്‍ക്കു ബോധ്യപ്പെട്ടാല്‍ സ്വീകരിക്കാവുന്നതാണ്. ടെണ്ടററുടേയോ അംഗീകൃത ഏജന്റുമാരുടേയോ സാന്നിധ്യത്തിലാണു നിശ്ചിത സമയത്തു ടെണ്ടര്‍ തുറക്കേണ്ടത്. ചുമതലപ്പെടുത്തിയ രണ്ട് ഉദ്യോഗസ്ഥരെങ്കിലും വേണം. ഓരോ ടെണ്ടറിലും രേഖപ്പെടുത്തിയ സ്റ്റോറുകളുടെ തരം, സ്‌പെസിഫിക്കേഷന്‍, വിതരണ നിബന്ധന, നിരക്ക് തുടങ്ങിയ വിവരങ്ങള്‍ ടെണ്ടറില്‍ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ അറിവിലേക്കായി വെളിപ്പെടുത്തണം. ടെണ്ടര്‍ തുറക്കുന്ന സമയത്തു ഹാജരായവരുടെ പട്ടിക തയാറാക്കി ഒപ്പ് വാങ്ങണം. ( തുടരും )